Mục 4
CẤP VÀ QUẢN LÝ SỔ BHXH
Điều 60. Cấp sổ BHXH lần đầu
Người tham gia BHXH, BHTN lần đầu và người lao động theo quy định tại Điều 26 được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH để ghi nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN.
Điều 61. Cấp lại sổ BHXH
Người tham gia BHXH, BHTN được cấp lại sổ BHXH trong các trường hợp bị mất, hỏng hoặc thay đổi, cải chính họ tên, ngày tháng năm sinh đã ghi trong sổ BHXH. Trường hợp cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH thì cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ BHXH, không làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người tham gia BHXH, BHTN. Sổ BHXH thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH.
Điều 62. Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN trong sổ BHXH
1. Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN (kể cả thời gian nghỉ ốm trên 14 ngày và nghỉ thai sản), cụ thể:
a) Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định, mức tiền lương theo ngạch, bậc và phụ cấp chức vụ thì ghi hệ số lương; phụ cấp thâm niên nghề, thâm niên vượt khung (nếu có) thì ghi tỷ lệ (%).
b) Người lao động hưởng tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động quyết định thì ghi số tiền Việt Nam đồng, kể cả người hưởng lương bằng ngoại tệ.
c) Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động trong Công ty Nhà nước chuyển thành Công ty cổ phần, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên, Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước từ hai thành viên trở lên đóng BHXH theo tiền lương do Nhà nước quy định nêu tại Khoản 3 Điều 54 thì ghi hệ số lương như đối với người thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định.
d) Người lao động hoặc thân nhân người lao động được đóng tiếp một lần cho số tháng còn thiếu để đủ điều kiện hưởng chế độ hưu trí hoặc tử tuất thì phải ghi đầy đủ thời gian (từ tháng năm ... đến ... tháng năm) và nội dung đóng.
đ) Trường hợp đơn vị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN của kỳ trước (theo thời hạn và phương thức đóng) thì ghi, xác nhận đến thời điểm người lao động ngừng việc. Nếu số tiền đơn vị nợ lớn hơn số tiền phải đóng của một kỳ đóng thì đơn vị phải có văn bản cam kết gửi cơ quan BHXH, ghi rõ thời hạn đóng đủ số tiền còn nợ và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc BHXH tỉnh căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để giải quyết.
e) Khi điều chỉnh giảm thời gian hoặc mức đóng BHXH đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh và xác nhận tổng thời gian đã đóng BHXH, BHTN.
2. Sổ BHXH được xác nhận bảo lưu thời gian tham gia BHXH, BHTN, giải quyết chế độ trợ cấp 01 lần, hưu trí, tử tuất thì dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN và danh sách người hưởng chế độ BHXH được chuyển về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam, cụ thể:
a) Phòng hoặc bộ phận Cấp sổ, thẻ chuyển danh sách người bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; Phòng hoặc bộ phận Chế độ BHXH chuyển danh sách người hưởng chế độ BHXH về phòng CNTT.
b) Phòng CNTT chuyển dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN của người tham gia, người hưởng chế độ BHXH về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam.
c) Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để BHXH tỉnh, BHXH huyện tra cứu đối với người lao động tăng mới đã có quá trình đóng BHXH, BHTN, cấp lại sổ BHXH và giải các quyết chế độ BHXH.
3. Người tham gia BHXH đã có Quyết định hưởng các chế độ BHXH, sau đó có đề nghị điều chỉnh lại mức hưởng do nội dung ghi trong sổ BHXH không đúng, thì cơ quan BHXH nơi lưu giữ sổ BHXH có trách nhiệm điều chỉnh.
Điều 63. Xử lý một số tồn tại trong công tác cấp sổ BHXH
1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.
2. Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, BHTN hoặc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Các sổ BHXH còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ BHXH bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ BHXH đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ BHXH, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó (nếu có).
3. Số sổ BHXH hủy do gộp sổ BHXH phải chuyển về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để BHXH tỉnh, BHXH huyện tra cứu khi xác nhận và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
4. Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH nhiều nhất, các sổ BHXH còn lại thì thu hồi và cấp lại sổ theo số sổ mới.
5. Sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng người lao động không nhận thì sau 12 tháng kể từ khi xác nhận sổ đơn vị phải chuyển cho cơ quan BHXH để lưu trữ. Khi người lao động có yêu cầu thì trả lại sổ BHXH cho người lao động.
6. Đối với người đã được cơ quan BHXH cấp giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng (mẫu số C15-TS): Trường hợp Nhà nước có điều chỉnh điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp, nếu người tham gia có yêu cầu thì nộp giấy xác nhận cho cơ quan BHXH nơi thường trú hoặc tạm trú để cấp lại bìa sổ BHXH, tờ rời sổ in thời gian đóng BHTN chưa hưởng làm căn cứ giải quyết.