Mục 3
QUẢN LÝ PHÔI , CẤP PHÔI SỔ BHXH, PHÔI THẺ BHYT
Điều 58. Quy trình giao, nhận phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT
1. Tại BHXH Việt Nam:
1.1. Văn phòng:
a) Nhận phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT theo hợp đồng đã ký với nhà in:
- Kiểm tra số lượng, chất lượng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT. Trường hợp phôi sổ, thẻ không đúng chất lượng hoặc không đủ số lượng theo hợp đồng thì lập biên bản yêu cầu nhà in in bù.
- Lập 03 liên phiếu nhập kho ấn chỉ đặc biệt theo mẫu quy định tại chế độ kế toán BHXH: người giao giữ 01 liên, thủ kho giữ 01 liên, 01 liên cho phòng Tài vụ Văn phòng để ghi sổ kho và hạch toán kế toán theo quy định.
b) Chuyển phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT cho BHXH tỉnh:
- Căn cứ thời điểm đề nghị cấp phát phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT của BHXH tỉnh ghi trong kế hoạch sử dụng phôi hàng năm của BHXH tỉnh đã được Tổng giám đốc phê duyệt, thông báo cho nhà in để thực hiện đóng gói và chuyển đến BHXH tỉnh, lập 03 liên phiếu xuất kho ấn chỉ đặc biệt theo mẫu quy định: gửi người nhận 01 liên, thủ kho giữ 01 liên, 01 liên chuyển cho phòng Tài vụ Văn phòng để ghi sổ kho và hạch toán kế toán theo quy định.
- Sau khi đã chuyển phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT đến BHXH tỉnh, chuyển 01 bản sao vận đơn gửi phôi sổ, thẻ cho Ban Cấp sổ, thẻ để theo dõi, đối chiếu tiến độ cấp phát phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT của BHXH tỉnh.
1.2. Ban Cấp sổ, thẻ: Hàng quý, thực hiện đối chiếu với Văn phòng số lượng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT đã chuyển cho BHXH tỉnh trong năm cấp phát.
2. Tại BHXH tỉnh:
2.1. Phòng Tổ chức hành chính hoặc Phòng Hành chính Tổng hợp (gọi chung là phòng TCHC):
a) Tiếp nhận, kiểm tra, xác định số lượng, chất lượng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT. Trường hợp phát hiện chất lượng phôi không đúng hoặc không đủ số lượng thì lập biên bản (có đại diện của các phòng: TCHC; Cấp sổ, thẻ; KHTC), gửi báo cáo về BHXH Việt Nam kèm theo phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT hỏng.
b) Nhập kho. Chuyển chứng từ cho phòng KHTC để lập 03 liên phiếu nhập kho ấn chỉ đặc biệt: lưu Phòng KHTC 01 liên, chuyển Phòng TCHC 01 liên để ghi sổ kho và gửi Văn phòng BHXH Việt Nam 01 liên.
c) Cấp phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT cho phòng Cấp sổ, thẻ và BHXH huyện theo phiếu xuất kho của Phòng KHTC.
2.2. Phòng KHTC:
Căn cứ kế hoạch phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT đã được Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt, lập 03 liên phiếu xuất kho ấn chỉ đặc biệt: lưu 01 liên tại Phòng KHTC, chuyển 01 liên cho đơn vị nhận phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT và 01 liên chuyển Phòng TCHC để ghi sổ kho và thực hiện cấp phát, hạch toán kế toán theo quy định.
2.3. Phòng Cấp sổ, thẻ:
a) Căn cứ nhu cầu sử dụng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT để cấp phôi cho từng cán bộ phụ trách công tác in sổ BHXH, thẻ BHYT tại phòng Cấp sổ, thẻ. Khi cấp phát và sử dụng phải viết phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu C09-TS). Đối với phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT do in hỏng hoặc phôi thẻ BHYT lẻ chưa sử dụng, sau mỗi lần in từng cán bộ phụ trách công tác in sổ BHXH, thẻ BHYT phải cập nhật vào chương trình quản lý để in Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS) và phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS).
b) Định kỳ hàng quý, tổng hợp tình hình sử dụng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT trên địa bàn toàn tỉnh gửi Ban Cấp sổ, thẻ BHXH Việt Nam.
3. Tại BHXH huyện: Bộ phận TCHC:
3.1. Tiếp nhận, kiểm tra, xác định số lượng, chất lượng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT. Trường hợp phát hiện chất lượng phôi không đúng hoặc không đủ số lượng thì lập biên bản (có đại diện của bộ phận TCHC; Cấp sổ, thẻ; KHTC), gửi báo cáo về BHXH tỉnh kèm theo phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT hỏng.
3.2. Nhập kho. Chuyển chứng từ cho bộ phận KHTC để lập 03 liên phiếu nhập kho ấn chỉ đặc biệt: lưu bộ phận KHTC 01 liên, chuyển bộ phận TCHC 01 liên để ghi sổ kho và gửi phòng TCHC 01 liên.
3.3. Căn cứ nhu cầu sử dụng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT, thực hiện cấp phát phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT cho bộ phận in sổ BHXH, thẻ BHYT. Khi cấp phát và sử dụng phải viết phiết giao nhận (mẫu C13-TS). Đối với phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT do in hỏng hoặc phôi thẻ BHYT lẻ chưa sử dụng, sau mỗi lần in từng cán bộ phụ trách công tác in sổ BHXH, thẻ BHYT phải cập nhật vào chương trình quản lý.
3.4. Phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT do in hỏng lưu tại bộ phận tổ chức hành chính trong thời hạn 02 năm chuyển BHXH tỉnh kèm theo Phiếu sử dụng phôi sổ thẻ.
Điều 59. Kiểm kê, quyết toán phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT
1. Kiểm kê phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT:
a) Ngày 10 hàng tháng hoặc sau đợt phát hành thẻ với số lượng lớn, cán bộ in thẻ BHYT thực hiện đối chiếu, quyết toán phôi thẻ của tháng trước với cán bộ được phân công quản lý phôi thẻ của phòng (bộ phận) Cấp sổ, thẻ, xác định các chỉ tiêu: số lượng phôi tồn đầu tháng; số lượng phôi nhận trong tháng; số lượng đã sử dụng trong tháng; số lượng còn tồn tại thời điểm cuối tháng, trong đó: số lượng phôi lẻ còn tồn.
b) Hằng quý, năm, BHXH tỉnh (phòng Cấp sổ thẻ, phòng TCHC, phòng KHTC), BHXH huyện (bộ phận Cấp sổ thẻ, bộ phận TCHC, bộ phận KHTC) thực hiện kiểm kê để xác nhận số lượng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT còn tồn kho thực tế (phôi thẻ ghi rõ số serial) và chênh lệch thừa thiếu so với sổ sách kế toán, lập Biên bản theo mẫu quy định tại Chế độ kế toán BHXH.
2. Quyết toán phôi thẻ:
a) Hàng quý BHXH tỉnh quyết toán phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT với BHXH huyện;
b) Hàng năm BHXH Việt Nam quyết toán phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT với BHXH tỉnh.
3. Hủy phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT:
3.1. BHXH tỉnh lập Hội đồng hủy sổ BHXH, thẻ BHYT: Giám đốc BHXH tỉnh làm Chủ tịch, đại diện các phòng TCHC; Cấp sổ, thẻ; KHTC và phòng Kiểm tra làm ủy viên.
3.2. Định kỳ trước ngày 15/2 hằng năm, tổ chức hủy sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng của toàn tỉnh sau 02 năm lưu trữ; khi hủy sổ BHXH, thẻ BHYT phải kiểm đếm, đối chiếu với Phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH và phôi thẻ BHYT, đồng thời lập biên bản hủy sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu C10-TS).
Riêng phôi sổ, thẻ hỏng do lỗi nhà in không được huỷ, phải lập biên bản chuyển về BHXH Việt Nam để in bù.