Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH
1. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
1.1. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (tăng lao động, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT): Mã thủ tục 600
*Thời hạn giải quyết: 05 ngày (40 giờ làm việc)
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết :
* Thành phần hồ sơ:
Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) (nếu có thay đổi thông tin hoặc chưa có mã số BHXH)
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS): đối với trường hợp có truy thu hoặc thay đổi thông tin nhân thân hoặc quyền lợi BHYT cao hơn.
- Bản scan, có ký số điện tử: Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) và bổ sung Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
- Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.
Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.
- Trường hợp người lao động đi làm việc ở nước ngoài phải bổ sung thêm bản Scan Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1.Bộ phận TN&TKQ TTHC:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D02-LT, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có).
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
- Vàophần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:
Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
-Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên:Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D02-LT, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
- Vào phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày cán bộ thu tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin trên biểu mẫu TK1-TS, D02-LT, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có):
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Kết xuất file Import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.
+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.
+ Cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT (đối với lao động tăng mới); cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST (đối với lao động chưa được cấp sổ BHXH).
+ Chuyển dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST.
+ Chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 4:
+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
Hủy dữ liệu cấp thẻ BHYT, sổ BHXH trên phần mềm TST.
Hủy dữ liệu cập nhật phát sinh trên phần mềm TST.
Thực hiện tiếp như “dữ liệu và hồ sơ chưa đúng”của bước này.
+ Trường hợp do Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện sai:
Hủy dữ liệu cấp thẻ BHYT, sổ BHXH trên phần mềm TST; điều chỉnh lại dữ liệu, thực hiện tiếp như “dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ”của bước này.
Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:
Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Thực hiện in: In Sổ BHXH, thẻ BHYT.
+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc lãnh đạo phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), Danh sách thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) kèm theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để trả đơn vị, người tham gia và lưu trữ theo quy định.
+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Bàn giao thẻ BHYT, sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả theo quy định.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+Ghi cụ thể các lỗi sai trên phần mềm TN&QLHS.
+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.
+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.
Bước 5. Bộ phận TN&TKQ TTHC:
- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.
- Trả sổ BHXH cho người tham gia, thẻ BHYT cho đơn vị để trả cho người tham gia thông qua dịch vụ bưu chính công ích.
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
1.2. Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN): Mã thủ tục 601
*Thời hạn giải quyết: 10 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày
Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 06 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết :
*Thành phần hồ sơ:
Tương tự quy trình thủ tục mã 600 quy định mục 1.1, đơn vị SDLĐ phải bổ sung thêm:
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS);
- Bản scan có ký số của đơn vị: Mẫu D04h-TS hoặc kết luận kiểm tra (đối với trường hợp cộng nối thời gian từ 03 tháng đến 6 tháng); Kết luận thanh tra của cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra hoặc Quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan có thẩm quyền (đối với trường hợp cộng nối thời gian trên 06 tháng trở lên)
Lưu ý: Đơn vị SDLĐ khi nộp hồ sơ:
- Trường hợp thiếu D04h-TS, Kết luận thanh tra, Quyết định xử lý vi phạm; căn cứ hồ sơ đơn vị đã lập, cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ: Nếu đủ điều kiện truy thu mà đơn vị chưa có file đính kèm thì cán bộ thu có thể Scan đính kèm file lên phần mềm TN&QLHS, TST và thực hiện quy trình 1.2.
- Trường hợp đơn vị chưa đủ điều kiện truy thu, thực hiện báo tăng lao động tháng hiện tại theo thủ tục 1.1 và lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) để thông báo đến đơn vị trên phần mềm TN&QLHS về việc cơ quan BHXH thực hiện thanh tra, kiểm tra, làm việc với đơn vị theo quy định. Nếu đủ điều kiện truy thu, đơn vị lập thủ tục truy thu cộng nối thời gian theo mục 1.2 và cơ quan BHXH thực hiện quy trình 1.1 không cấp thẻ BHYT, sổ BHXH.
* Nội dung thực hiện các bước quy trìnhquy trình
Các bước thực hiện tương tự mã thủ tục 600, quy định tại mục 1.1
1.3. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Báo giảm, xác nhận sổ BHXH): Mã thủ tục 600a
*Thời hạn giải quyết: 05 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu : 2,5 ngày
Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày
Bước 4: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 5: Trả kết quả giải quyết :
* Thành phần hồ sơ:
Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) trong trường hợp lao động có thoái giảm thời gian tham gia BHXH, BHYT. Trường hợp thời gian thoái giảm nguyên lương từ 12 tháng trở lên bổ sung thêm Bản scan có ký số của đơn vị: Mẫu D04h-TS đã được ký giữa đơn vị và cơ quan BHXH hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra...
Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên các biểu mẫu.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2. Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu điện tử, thông tin biểu Mẫu D02-LT, D01-TS (nếu có), D04h-TS (nếu có).
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Xuất file import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.
Lập file phiếu trình giải quyết công việc, phối hợp với bộ phận chế độ chính sách xác nhận việc đã thanh toán chế độ ngắn hạn trong thời gian truy giảm, trình ký theo quy định (đối với trường hợp thoái giảm phải phê duyệt của lãnh đạo và xác định tỷ lệ thoái giảm theo quy định), đính kèm vào HSĐT.
+ Cập nhật dữ liệu giảm lao động trên phần mềm TST.
+ Truy thu BHYT (nếu có) theo quy định.
+Cập nhật dữ liệu chốt sổ BHXH Trung ương, chuyển dữ liệu cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH trên phần mềm TST (trong trường hợp sổ BHXH đã được trả cho người lao động quản lý theo Điều 18 Luật BHXH và người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác, chấm dứt HĐLĐ,…).
Trường hợp không cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH: Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý;Trường hợp có cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH: chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Do đơn vị gửi dữ liệu và hồ sơ chưa đúng, đủ:
Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 3:
+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH trên phần mềm TST.
Thực hiện tiếp mục “dữ liệu và hồ sơ chưa đúng” của bước này.
+ Trường hợp do cán bộ QL Thu thực hiện sai:
Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH, điều chỉnh lại dữ liệu.
Thực hiện tiếp mục “dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ” của bước này.
Bước 3.Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:
Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ In tờ rời sổ BHXH.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo và hẹn trả kết quả giải quyết theo quy định.
+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Bàn giao tờ rời sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS.
+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.
+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.
Bước 4. Bộ phận TN&TKQ:
- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến (nếu có).
- Trả kết quả cho đơn vị: Tờ rời xác nhận sổ BHXH.
Bước 5.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
* Một số trường hợp lưu ý:
- Trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (để mua nhà ở xã hội, để cấp chứng chỉ nghề dược, để cấp VISA, để nhập hộ khẩu,…), bổ sung văn bản đề nghị của đơn vị, nội dung đề nghị, mục đích, … để cơ quan BHXH xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN của lao động cần xác nhận, ký, đóng dấu.
- Trường hợp lao động đã được kê khai báo giảm lao động nhưng chưa được xác nhận sổ BHXH (do đơn vị nợ tiền BHXH, do lao động chưa được xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH, BHTN, …), khi đủ điều kiện xác nhận quá trình tham gia BHXH, đơn vị nộp bổ sung mẫu D01-TS kê khai danh sách lao động cần xác nhận sổ BHXH, kê khai căn cứ (Quyết định chấm dứt HĐLĐ, QĐ nghỉ việc, nội dung đề nghị, …) hoặc lao động nộp mẫu TK1-TS kê khai rõ lý do và nội dung đề nghị. Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định.
- Trường hợp đơn vị nợ tiền BHXH, BHTN đề nghị xác nhận sổ BHXH cho lao động: Đối với trường hợp tách đóng cho lao động để được xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN, đơn vị có văn bản đề nghị và nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, nộp tiền tách đóng bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cán bộ thu lập Phiếu trình để trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt; Đối với trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, đơn vị có văn bản đề nghị nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng. Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, lập Phiếu trình, trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định
1.4. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Điều chỉnh mức đóng): Mã thủ tục 600b
*Thời hạn giải quyết: 03 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu : 2,5 ngày
* Thành phần hồ sơ:
Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) trong trường hợp lao động có truy, thoái thu điều chỉnh mức lương tham gia BHXH, BHYT.
Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1. Bộ phận TN&TKQ:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên các biểu mẫu.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2. Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin Mẫu D02-LT, D01-TS (nếu có).
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Xuất file import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.
+ Lập file phiếu trình giải quyết công việc (đối với trường hợp phải phê duyệt của lãnh đạo theo phân cấp) và đính kèm file vào HSĐT.
+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 3.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
2. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; cấp sổ BHXH: Mã thủ tục 602
*Thời hạn giải quyết: 05 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết
* Thành phần hồ sơ:
+ Người tham gia: Lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
+ Đại lý thu: Scan mẫu TK1-TS (có chữ ký số điện tử của Đại lý thu), lập Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS).
+ Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1.Bộ phận TN&TKQ TTHC:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D05-TS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:
Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả người tham gia:
Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
-Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên:
Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D05-TS, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho Người tham gia/Đại lý thu. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày cán bộ thu tiếp nhận HSĐT, kiểm tra thông tin đăng ký tham gia, nội dung thay đổi, mẫu D05-TS:
- Trường hợp HSĐT đúng, đủ:
+ Cập nhật hồ sơ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện, nội dung thay đổi trên phần mềm TST.
+ Kiểm tra thông tin nộp tiền, trường hợp Người tham gia/Đại lý thu chưa nộp tiền, Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho Người tham gia/Đại lý thu, kết thúc quy trình xử lý.
- Trường hợp Người tham gia/Đại lý thu đã nộp đủ tiền, cán bộ thu kiểm tra dữ liệu, thông tin đã đăng ký tham gia, mẫu D05-TS, chứng từ nộp tiền của Đại lý thu:
+ Trường hợp dữ liệu đúng:
Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.
Cập nhật cấp tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST (nếu người tham gia chưa được cấp sổ BHXH).
Cập nhật số lượng cấp tờ bìa sổ BHXH vào phần mềm TN&QLHS.
Chuyển dữ liệu cấp sổ BHXH trên phần mềm TST.
+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu Người tham gia/Đại lý thu điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định. Kết thúc quy trình xử lý.
- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 4:
+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
Hủy chuyển dữ liệu cấp sổ BHXH trên phần mềm TST.
Hủy cập nhật phát sinh trên phần mềm TST.
Thực hiện tiếp mục ”Trường hợp Người tham gia/Đại lý thu đã nộp đủ tiền, cán bộ thu kiểm tra dữ liệu, thông tin đã đăng ký tham gia, mẫu D05-TS, chứng từ nộp tiền của Đại lý thu ” của bước này.
+ Trường hợp do Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện sai:
Hủy chuyển dữ liệu cấp tờ bìa sổ BHXH, điều chỉnh dữ liệu.
Thực hiện tiếp mục ”Trường hợp HSĐT đúng, đủ” của bước này.
Bước 4.Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:
Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Thực hiện in: Sổ BHXH.
+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).
+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Bàn giao sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả theo quy định.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS,.
+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu điều chỉnh dữ liệu.
+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.
Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:
- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ thẻ chuyển đến.
- Trả bìa sổ BHXH cho Đại lý.
Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
3. Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT: Mã thủ tục 603
* Mục đich:Áp dụng đối với Đơn vị SDLĐ, Cơ quan lao động - thương binh và xã hội, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội, Phòng/Tổ chế độ BHXH (gọi chung là đơn vị):
*Thời hạn giải quyết: 05 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày
Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết :
*Thành phần hồ sơ:
Khi có phát sinh, đơn vị lập gửi hồ sơ điện tử trên phần mềm kê khai hoặc kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS).
- Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể: Giấy ra viện có ghi rõ “đã hiến bộ phận cơ thể” và nộp cho cơ quan BHXH.
- Trường hợp người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 của Quyết định 505/QĐ-BHXH và bổ sung Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
- Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D03-TS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả người tham gia: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên: hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D03-TS, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu: Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin biểu mẫu D03-TS, TK1-TS, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có):
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.
+ Cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT, chuyển dữ liệu trên phần mềm TST.
+ Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại bước 3:
+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: Hủy cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT trên phần mềm TST; Hủy cập nhật phát sinh trên phần mềm TST; Thực hiện tiếp”Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng” của Bước 3.
- Trường hợp do cán bộ Thu thực hiện sai:
+ Hủy cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT trên phần mềm TST.
+ Thực hiện điều chỉnh lại dữ liệu trên TST.
+ Thực hiện tiếp ”Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ” của Bước 3.
Lưu ý: Hằng quý cơ quan BHXH gửi mẫu C12-TS quý đến cơ quan lao động - thương binh và xã hội để kiểm tra, đối chiếu, chuyển kinh phí hoặc đề nghị cơ quan tài chính chuyển kinh phí vào quỹ BHYT theo quy định. Đồng thời, cơ quan BHXH gửi mẫu D10a-TS của các đối tượng do cơ quan lao động - thương binh và xã hội quản lý để theo dõi, quản lý.
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
-Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Cập nhật dữ liệu thẻ hoặc In thẻ BHYT.
+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D10a-TS).
+ Kết xuất mẫu D10a-TS đã ký trên phần mềm QLT đính kèm HSĐT tích trả đơn vị (đối với các đối tượng phải trả mẫu D10a-TS) để trả đơn vị.
+ Chuyển HSĐT, thẻ BHYT đến Bộ phận TN&TKQ.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo và hẹn trả kết quả giải quyết theo quy định.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS.
+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.
+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ:
- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.
- Trả kết quả cho đơn vị gồm: Thẻ BHYT (nếu có).
Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
4. Đăng ký thay đổi thông tin đơn vị: Mã thủ tục 604
*Thời hạn giải quyết: 03 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Đơn vị SDLĐ
Bước 2: Bộ phận TN&TKQ : 01 ngày
Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1. Đơn vị sử dụng lao động:
- Lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).
- Scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các hồ sơ căn cứ khác (nếu có).
- Ký điện tử hồ sơ, gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia BHXH thông qua phần mềm GDĐT.
Bước 2: Bộ phận TN&TKQ TTHC.
Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu TK3-TS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày Phòng/Tổ Quản lý thu tiếp nhận HSĐT,kiểm tra hồ sơ, tính hợp pháp hồ sơ, cán bộ thu phối hợp với cán bộ tổng hợp thu thực hiện:
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:
+ Cập nhật thông tin đơn vị vào phần mềm TST.
+ Cập nhật kết quả trên phần mềm TN&QLHS
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:
+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và hướng dẫn đơn vị điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định.
+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.
5. Đơn vị đăng ký tham gia lần đầu, di chuyển từ địa bàn quận, huyện, tỉnh, thành phố khác đến: Mã thủ tục 604a
*Thời hạn giải quyết: 02 ngày
*Sơ đồ quy trình:
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động:
- Lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS),
- Scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các hồ sơ khác (nếu có)
- Gửi cơ quan BHXH tại địa bàn đăng ký kinh doanh của đơn vị thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.
Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu:
Hằng ngày Phòng/Tổ Quản lý thu tiếp nhận HSĐT, vào mục Duyệt tài khoản đăng ký mới để duyệt tài khoản cho những đơn vị đăng ký mới, cán bộ tổng hợp thu thực hiện:
- Tạo mã đơn vị mới trên phần mềm TST theo quy định, kê khai đủ thông tin.
Lưu ý: Quá trình tạo mã đơn vị, tại cột Ghi chú của danh mục đơn vị trong phần mềm TST, cán bộ tổng hợp thu ghi “01-Đăng ký điện tử” để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê những đơn vị có đăng ký nhưng không đến giao dịch sau này.
- Cập nhật mã đơn vị mới, họ tên và số điện thoại của cán bộ quản lý thu vào phần mềm TN&QLHS.
- Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị về việc đơn vị đã đăng ký thành công, các thông tin bao gồm:
+ Mã đơn vị giao dịch với cơ quan BHXH.
+ Địa chỉ giao dịch của cơ quan BHXH; Số tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.
+ Kết thúc quy trình xử lý.
- Cán bộ quản lý thu đơn vị được phân công có trách nhiệm: đôn đốc đơn vị lập các mẫu biểu phát sinh tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN và trích nộp tiền đóng vào tài khoản của cơ quan BHXH theo đúng quy định.
- Sau 30 ngày kể từ ngày đăng ký và đã được cấp mã mà đơn vị không giao dịch với cơ quan BHXH thì thực hiện chuyển sang user NGUNGGD_DT, phân công cán bộ để theo dõi riêng, đôn đốc đơn vị. Khi đơn vị đến giao dịch với cơ quan BHXH thực hiện phân công cán bộ quản lý và thực hiện thủ tục truy thu theo quy định (nếu có).
6. Đăng ký đóng BHXH bắt buộc (Người lao động có thời hạn ở nước ngoài): Mã thủ tục 605
*Thời hạn giải quyết: 05 ngày
*Sơ đồ quy trình:
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày
Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết
* Thành phần hồ sơ:
- Tương tự quy trình thủ tục mã 600 quy định mục 1.1 tại văn bản này, ngoài ra bổ sung thêm: Bản Scan HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận LĐ theo hợp đồng có chữ ký số của đơn vị SDLĐ.
- Cấp sổ BHXH (nếu có);
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
- Các bước thực hiện tương tự mã thủ tục 600, quy định tại mục 1.1 tại văn bản này;
- Nội dung truy thu: thực hiện theo điểm 1.2 khoản 1 Điều 38 Quyết định số 595/QĐ-BHXH.
7. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.
* Mục đích:Đối với lao động đang tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN nơi đang quản lý thu thực hiện cấp lại sổ BHXH cho người lao động hoặc đối với người tham gia đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì thực hiện tại cơ quan BHXH.
7.1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:
* Thành phần hồ sơ:
- Người lao động:
Kê khai đầy đủ thông tin cá nhân; mã số BHXH đã được cấp vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Trường hợp chưa được đồng bộ mã số BHXH kèm theo phụ lục: Thành viên hộ gia đình.
Trường hợp người tham gia tra cứu quá trình tham gia BHXH mà chưa có quá trình trên cổng dữ liệu BHXH VN hoặc chưa đầy đủ quá trình của người tham gia thì khi lập mẫu TK1-TS, tại mục 18 phải kê khai chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động bao gồm: Thời gian, mức lương đóng BHXH, đơn vị làm việc, nơi đơn vị đóng BHXH để cơ quan BHXH nơi cấp lại sổ BHXH có căn cứ tra cứu, xác minh thời gian đóng BHXH của người lao động
- Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý đối tượng:
Lập mẫu TK1-TS, trường hợp cấp lại sổ BHXH do hỏng: Scan sổ BHXH hỏng cùng mẫu TK1-TS gửi cho cơ quan BHXH để làm căn cứ cấp lại sổ BHXH.
Ký điện tử trên hồ sơ gửi đến cơ quan BHXH thông qua phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN.
- Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.
* Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng (không phải xác minh): Mã thủ tục 607:
*Thời hạn giải quyết: 10 ngày
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 09 ngày
Bước 3: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
* Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng (Phải xác minh): Mã thủ tục .................. (chưa có)
*Thời hạn giải quyết: 45 ngày (Phải xác minh)
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 39 ngày
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 04 ngày
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày
Bước 6: Trả kết quả giải quyết
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1: Bộ phận TN&TKQ TTHC
- Hằng ngày tiếp nhận HSĐT và thực hiện:Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định.
- Tra cứu quá trình tham gia BHXH, BHTN; tra cứu quá trình chốt sổ BHXH; tra cứu thông tin trả sổ BHXH.
- Xác định thời hạn xử lý hồ sơ: 10 ngày hoặc 45 ngày.
+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.
+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu khách hàng hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo quy định gửi cho khách hàng. Kết thúc quy trình xử lý.
Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ
Hằng ngày tiếp nhận HSĐT và thực hiện:
- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ theo quy định.
- Kiểm tra dữ liệu đã in tờ bìa và tờ rời xác nhận sổ BHXH trên phần mềm TST.
- Tra cứu cơ sở dữ liệu về cấp sổ, cấp lại sổ BHXH, gộp sổ BHXH, giải quyết chế độ BHXH một lần, BHTN và trả sổ BHXH trên phần mềm TST, TCS và các phần mềm tra cứu khác của BHXH Việt Nam (nếu có).
+ Trường hợp hồ sơ và dữ liệu không đủ điều kiện cấp lại sổ BHXH:Lập phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu khách hàng hoàn thiện, bổ sung theo quy định, trình lãnh đạo BHXHphê duyệt, gửi cho khách hàng. Kết thúc quy trình xử lý.
+ Trường hợp đủ điều kiện cấp lại sổ BHXH:
Trường hợp người lao động đã được trả sổ, có đầy đủ dữ liệu về cấp sổ, cấp lại sổ BHXH, gộp sổ BHXH, giải quyết chế độ BHXH một lần, BHTN trên phần mềm TST, TCS và các phần mềm tra cứu khác (nếu có) của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (không phải xác minh): Bỏ qua bước 3 của quy trình này.
Trường hợp người lao động chưa được trả sổ hoặc dữ liệu trên phần mềm chưa đầy đủ (cần phải xác minh):
Chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Quản lý thu.
Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu
Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, thực hiện:
- Đối với thời gian tham gia do BHXH huyện quản lý thu:Kiểm tra, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN tại BHXH huyện (trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử).
- Đối với thời gian tham gia BHXH, BHTN tại BHXH huyện khác (trong tỉnh hoặc tỉnh khác) quản lý thu:
+ Cán bộ Thu lập phiếu đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử gửi BHXH nơi quản lý thu.
+ BHXH nơi quản lý thu xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử gửi BHXH nơi cấp lại sổ BHXH.
- Cán bộ Thu tập hợp các biểu xác nhận do BHXH nơi khác chuyển đến và thời gian tham gia tại huyện, lập biểu tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN; lập phiếu trình cấp lại sổ BHXH kèm theo hồ sơ căn cứ cấp lại sổ BHXH trình lãnh đạo BHXH huyện phê duyệt cấp lại sổ BHXH.
- Lãnh đạo BHXH huyện ký duyệt trên phiếu xác nhận thời gian và mức đóng BHXH, BHTN; phê duyệt cấp lại sổ BHXH trên phiếu trình cấp lại sổ BHXH.
- Thu hồi tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) trên phần mềm TST.
- Cập nhật toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động vào phần mềm TST và thực hiện lệnh cấp lại sổ BHXH trên phần mềm TST.
- Chuyển dữ liệu cấp lại sổ, HSĐT cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.
Lưu ý: Trường hợp phải xác minh, cơ quan BHXH có văn bản thông báo cho người lao động biết. BHXH các quận, huyện, thị xã khi nhận được văn bản đề nghị xác minh phải khẩn trương và có văn bản trả lời theo quy định.
Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ
- Trường hợp “không phải xác minh” bỏ qua bước 3:Kiểm tra dữ liệu và thực hiện:
+ Lập phiếu trình cấp lại sổ BHXH kèm hồ sơ căn cứ cấp lại sổ BHXH trình lãnh đạo BHXH huyện phê duyệt cấp lại sổ BHXH.
+ Lãnh đạo BHXH huyện ký duyệt cấp lại sổ BHXH trên phiếu trình cấp lại sổ BHXH.
+ Thu hồi tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) trên phần mềm TST.
+ Thực hiện cấp lại sổ BHXH trên phần mềm TST.
+ In cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;
+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).
+ Trình ký lãnh đạo, đóng dấu.
+ Thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả trên phần mềm TN&QLHS.
+ Chuyển HSĐT, bàn giao sổ BHXH, Mẫu D09a-TS đến Bộ phận TN&TKQ.
-Trường hợp tiếp nhận hồ sơ “phải xác minh” từ bước 3 chuyển sang:
+ In cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;
+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).
+ Trình ký lãnh đạo, đóng dấu.
+ Thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả trên phần mềm TN&QLHS.
+ Chuyển HSĐT, bàn giao sổ BHXH, Mẫu D09a-TS đến Bộ phận TN&TKQ.
Ghi chú:
- Đối với trường hợp hồ sơ do BHXH Thành phố thực hiện: Các phòng nghiệp vụ thực hiện như các bộ phận nghiệp vụ của BHXH huyện theo quy trình này.
- Trường hợp xác nhận thời gian và mức đóng BHXH, BHTN do nơi khác chuyển về bằng hồ sơ giấy: thực hiện in toàn bộ hồ sơ và phiếu trình, trình lãnh đạo phê duyệt cấp lại sổ BHXH (thực hiện theo hồ sơ giấy).
Bước 5: Bộ phận TN&TKQ
- Tiếp nhận kết quả, HSĐT do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.
- Trả sổ BHXH cho khách hàng qua dịch vụ Bưu chính công ích.
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
7.2. Cấp lại thẻ BHYT do hỏng, mất: Mã thủ tục 612
*Thời hạn giải quyết: 01 ngày.
* Nội dung thực hiện các bước quy trình
Bước 1: Người tham gia, Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý đối tượng (gọi chung là khách hàng):
- Trường hợp khi có phát sinh khách hàng lập Mẫu TK1-TS (có ký số của đơn vị trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị SDLĐ, cơ quan quản lý đối tượng).
- Gửi đến cơ quan BHXH thông qua: Cổng dịch vụ công quốc gia, phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN.
Bước 2: Bộ phận TN&TKQ: Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:
- In thẻ BHYT.
- Bàn giao thẻ BHYT đến khách hàng thông qua dịch vụ Bưu chính công ích.
- Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Bước 3.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:
Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.
Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH