1568/QĐ-BHXH BHXHHN ngày 25/09/2020

: 1568/QĐ-BHXH BHXHHN ngày 25/09/2020

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

1. Giải quyết di chuyển đối với người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hằng tháng và người chờ hưởng lương hưu, trợ cấp hàng tháng: Mã thủ tục 635

(Đề nghị BHXH VN cấp thêm 02 mã thủ tục nghiệp vụ di chuyển)

*Thành phần hồ sơ:

+ Đơn đề nghị theo mẫu số 14-HSB (bản chính).

Lưu ý:Trường hợp không thống nhất về họ, tên, ngày tháng năm sinh giữa chứng minh nhândân/hộ chiếu/thẻ căn cước và hồ sơ BHXH, đồng thời kê khai vào Đơn đề nghị (tại mục 7 - yêu cầu khác) và bổ sung: chứng minh nhân dân/hộ chiếu/thẻ căn cước.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Tổ TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

1.1. Giải quyết hồ sơ di chuyển đi ngoại tỉnh đối với hồ sơ đang hưởng: Mã thủ tục 635.

* Thời gian giải quyết:Thực hiện trong ngày.

*Sơ đồ quy trình:

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1:Bộ phận TN&TKQ:

- Hằng ngày, tiếp nhận HSĐT từ khách hàng.

- Chuyển Tổ chính sách thực hiện.

Bước 2: Tổ chính sách:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ.

- Thực hiện báo giảm chuyển đi ngoại tỉnh đồng thời ký số Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu 18 –HSB) trên phần mềm hệ thống quản lý chính sách TCS;

1.2. Giải quyết hồ sơ đi nội tỉnh: Mã thủ tục……….

* Thời gian giải quyết: Thực hiện trong ngày.

*Sơ đồ quy trình:

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1:Bộ phận TN&TKQ:

- Hằng ngày, tiếp nhận HSĐT từ khách hàng.

- Chuyển Tổ chính sách thực hiện.

Bước 2: Tổ chính sách:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ.

- Thực hiện di chuyển nội tỉnh đồng thời ký số Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu 18 –HSB) trên phần mềm hệ thống quản lý chính sách TCS.

1.3. Giải quyết hồ sơ ngoại tỉnh chuyển đến: Mã thủ tục……….

* Thời gian giải quyết:Thực hiện trong ngày.

*Sơ đồ quy trình 1:

Bước 1: Văn phòng : ngày

Bước 2: Phòng Chế độ BHXH : ngày

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Văn phòng

- Nhận Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu 18-HSB) và Đơn đề nghị của người hưởng từ BHXH tỉnh chuyển đi.

- Chuyển hồ sơ cho Phòng Chế độ BHXH

Bước 2: Phòng Chế độ BHXH

- Tiếp nhận hồ sơ từ Văn phòng.

- Thực hiện kiểm tra hồ sơ:

+ Hồ sơ không đủ điều kiện hưởng, không đảm bảo căn cứ để giải quyết thìtạm thời chưa chi trả và làm văn bản thông báo cho BHXH nơi chuyển đi để phối hợp xử lý, đồng thời thông báo cho người hưởng được biết về việc chưa chi trả.

+ Hồ sơ đủ điều kiện: Cập nhật vào phần mềm Quản lý Chi.

*Sơ đồ quy trình 2:

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Phòng Chế độ BHXH

Hằng ngày, kiểm tra trên phần mềm Hệ thống quản lý chính sách TCS, tiếp nhận những trường hợp đã hoàn thiện ký số Thông báo chuyển hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu 18-HSB) của tỉnh khác. Thực hiện kiểm tra hồ sơ:

- Hồ sơ không đủ điều kiện hưởng, không đảm bảo căn cứ để giải quyết thìtạm thời chưa chi trả và làm văn bản thông báo cho BHXH nơi chuyển đi để phối hợp xử lý, đồng thời thông báo cho người hưởng được biết về việc chưa chi trả.

- Hồ sơ đủ điều kiện: Cập nhật vào phần mềm Quản lý Chi.

2. Người hưởng lĩnh chế độ BHXH hằng tháng bằng tiền mặt chuyển sang lĩnh bằng tài khoản cá nhân và ngược lại, hoặc thay đổi tài khoản cá nhân, hoặc thay đổi nơi nhận trong địa bàn tỉnh: Mã thủ tục 639

* Thành phần hồ sơ:

- Thông báo thay đổi thông tin người hưởng (Mẫu số 2-CBH) hoặc Đơn đề nghị theo mẫu 14-HSB

- Chứng từ thu phí mở tài khoản cá nhân lần đầu của Ngân hàng nơi người hưởng mở tài khoản (nếu có)

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Tổ TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

*Thời hạn giải quyết:01 ngày

*Sơ đồ quy trình:

+ Bước 1: Tổ TN&TKQ : 0,5 ngày.

+ Bước 2: Tổ chính sách : 0,5 ngày

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Tổ TN&TKQ

- Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần và tính hợp pháp của hồ sơ.

- Sau khi kiểm tra nhập thông tin vào phần mềm TN&QLHS.

Bước 2: Tổ chính sách

- Xác nhận trên phần mềm giao nhận hồ sơ.

- Lưu hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật phần mềm Quản lý Chi.

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

: 1568/QĐ-BHXH BHXHHN ngày 25/09/2020

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

1. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT

1.1. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (tăng lao động, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT): Mã thủ tục 600

*Thời hạn giải quyết: 05 ngày (40 giờ làm việc)

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

* Thành phần hồ sơ:

Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) (nếu có thay đổi thông tin hoặc chưa có mã số BHXH)

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS): đối với trường hợp có truy thu hoặc thay đổi thông tin nhân thân hoặc quyền lợi BHYT cao hơn.

- Bản scan, có ký số điện tử: Giấy tờ chứng minh được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có) và bổ sung Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

- Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.

Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.

- Trường hợp người lao động đi làm việc ở nước ngoài phải bổ sung thêm bản Scan Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ TTHC:

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D02-LT, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có).

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

- Vàophần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

-Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên:Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D02-LT, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

- Vào phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày cán bộ thu tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin trên biểu mẫu TK1-TS, D02-LT, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có):

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Kết xuất file Import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.

+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

+ Cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT (đối với lao động tăng mới); cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST (đối với lao động chưa được cấp sổ BHXH).

+ Chuyển dữ liệu cấp thẻ BHYT, tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST.

+ Chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 4:

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

Hủy dữ liệu cấp thẻ BHYT, sổ BHXH trên phần mềm TST.

Hủy dữ liệu cập nhật phát sinh trên phần mềm TST.

Thực hiện tiếp như “dữ liệu và hồ sơ chưa đúng”của bước này.

+ Trường hợp do Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện sai:

Hủy dữ liệu cấp thẻ BHYT, sổ BHXH trên phần mềm TST; điều chỉnh lại dữ liệu, thực hiện tiếp như “dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ”của bước này.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Thực hiện in: In Sổ BHXH, thẻ BHYT.

+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc lãnh đạo phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS), Danh sách thẻ BHYT (Mẫu D10a-TS) kèm theo hồ sơ của đơn vị, người tham gia chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để trả đơn vị, người tham gia và lưu trữ theo quy định.

+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Bàn giao thẻ BHYT, sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả theo quy định.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+Ghi cụ thể các lỗi sai trên phần mềm TN&QLHS.

+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.

+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ TTHC:

- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.

- Trả sổ BHXH cho người tham gia, thẻ BHYT cho đơn vị để trả cho người tham gia thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

1.2. Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN): Mã thủ tục 601

*Thời hạn giải quyết: 10 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày

Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 06 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

*Thành phần hồ sơ:

Tương tự quy trình thủ tục mã 600 quy định mục 1.1, đơn vị SDLĐ phải bổ sung thêm:

- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS);

- Bản scan có ký số của đơn vị: Mẫu D04h-TS hoặc kết luận kiểm tra (đối với trường hợp cộng nối thời gian từ 03 tháng đến 6 tháng); Kết luận thanh tra của cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra hoặc Quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan có thẩm quyền (đối với trường hợp cộng nối thời gian trên 06 tháng trở lên)

Lưu ý: Đơn vị SDLĐ khi nộp hồ sơ:

- Trường hợp thiếu D04h-TS, Kết luận thanh tra, Quyết định xử lý vi phạm; căn cứ hồ sơ đơn vị đã lập, cơ quan BHXH kiểm tra hồ sơ: Nếu đủ điều kiện truy thu mà đơn vị chưa có file đính kèm thì cán bộ thu có thể Scan đính kèm file lên phần mềm TN&QLHS, TST và thực hiện quy trình 1.2.

- Trường hợp đơn vị chưa đủ điều kiện truy thu, thực hiện báo tăng lao động tháng hiện tại theo thủ tục 1.1 và lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) để thông báo đến đơn vị trên phần mềm TN&QLHS về việc cơ quan BHXH thực hiện thanh tra, kiểm tra, làm việc với đơn vị theo quy định. Nếu đủ điều kiện truy thu, đơn vị lập thủ tục truy thu cộng nối thời gian theo mục 1.2 và cơ quan BHXH thực hiện quy trình 1.1 không cấp thẻ BHYT, sổ BHXH.

* Nội dung thực hiện các bước quy trìnhquy trình

Các bước thực hiện tương tự mã thủ tục 600, quy định tại mục 1.1

1.3. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Báo giảm, xác nhận sổ BHXH): Mã thủ tục 600a

*Thời hạn giải quyết: 05 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu : 2,5 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày

Bước 4: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 5: Trả kết quả giải quyết :

* Thành phần hồ sơ:

Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) trong trường hợp lao động có thoái giảm thời gian tham gia BHXH, BHYT. Trường hợp thời gian thoái giảm nguyên lương từ 12 tháng trở lên bổ sung thêm Bản scan có ký số của đơn vị: Mẫu D04h-TS đã được ký giữa đơn vị và cơ quan BHXH hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra...

Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên các biểu mẫu.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2. Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu điện tử, thông tin biểu Mẫu D02-LT, D01-TS (nếu có), D04h-TS (nếu có).

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Xuất file import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.

Lập file phiếu trình giải quyết công việc, phối hợp với bộ phận chế độ chính sách xác nhận việc đã thanh toán chế độ ngắn hạn trong thời gian truy giảm, trình ký theo quy định (đối với trường hợp thoái giảm phải phê duyệt của lãnh đạo và xác định tỷ lệ thoái giảm theo quy định), đính kèm vào HSĐT.

+ Cập nhật dữ liệu giảm lao động trên phần mềm TST.

+ Truy thu BHYT (nếu có) theo quy định.

+Cập nhật dữ liệu chốt sổ BHXH Trung ương, chuyển dữ liệu cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH trên phần mềm TST (trong trường hợp sổ BHXH đã được trả cho người lao động quản lý theo Điều 18 Luật BHXH và người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác, chấm dứt HĐLĐ,…).

Trường hợp không cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH: Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý;Trường hợp có cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH: chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Do đơn vị gửi dữ liệu và hồ sơ chưa đúng, đủ:

Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 3:

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH trên phần mềm TST.

Thực hiện tiếp mục “dữ liệu và hồ sơ chưa đúng” của bước này.

+ Trường hợp do cán bộ QL Thu thực hiện sai:

Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH, điều chỉnh lại dữ liệu.

Thực hiện tiếp mục “dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ” của bước này.

Bước 3.Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ In tờ rời sổ BHXH.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo và hẹn trả kết quả giải quyết theo quy định.

+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Bàn giao tờ rời sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS.

+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.

+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 4. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến (nếu có).

- Trả kết quả cho đơn vị: Tờ rời xác nhận sổ BHXH.

Bước 5.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

* Một số trường hợp lưu ý:

- Trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (để mua nhà ở xã hội, để cấp chứng chỉ nghề dược, để cấp VISA, để nhập hộ khẩu,…), bổ sung văn bản đề nghị của đơn vị, nội dung đề nghị, mục đích, … để cơ quan BHXH xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN của lao động cần xác nhận, ký, đóng dấu.

- Trường hợp lao động đã được kê khai báo giảm lao động nhưng chưa được xác nhận sổ BHXH (do đơn vị nợ tiền BHXH, do lao động chưa được xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH, BHTN, …), khi đủ điều kiện xác nhận quá trình tham gia BHXH, đơn vị nộp bổ sung mẫu D01-TS kê khai danh sách lao động cần xác nhận sổ BHXH, kê khai căn cứ (Quyết định chấm dứt HĐLĐ, QĐ nghỉ việc, nội dung đề nghị, …) hoặc lao động nộp mẫu TK1-TS kê khai rõ lý do và nội dung đề nghị. Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định.

- Trường hợp đơn vị nợ tiền BHXH, BHTN đề nghị xác nhận sổ BHXH cho lao động: Đối với trường hợp tách đóng cho lao động để được xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN, đơn vị có văn bản đề nghị và nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, nộp tiền tách đóng bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cán bộ thu lập Phiếu trình để trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt; Đối với trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, đơn vị có văn bản đề nghị nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng. Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, lập Phiếu trình, trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định

1.4. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (Điều chỉnh mức đóng): Mã thủ tục 600b

*Thời hạn giải quyết: 03 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu : 2,5 ngày

* Thành phần hồ sơ:

Khi có phát sinh, đơn vị sử dụng lao động lập:

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) trong trường hợp lao động có truy, thoái thu điều chỉnh mức lương tham gia BHXH, BHYT.

Gửi cơ quan BHXH thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1. Bộ phận TN&TKQ:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu Từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2. Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin Mẫu D02-LT, D01-TS (nếu có).

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Xuất file import dữ liệu từ phần mềm TN&QLHS.

+ Lập file phiếu trình giải quyết công việc (đối với trường hợp phải phê duyệt của lãnh đạo theo phân cấp) và đính kèm file vào HSĐT.

+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 3.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

2. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện; cấp sổ BHXH: Mã thủ tục 602

*Thời hạn giải quyết: 05 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Thành phần hồ sơ:

+ Người tham gia: Lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)

+ Đại lý thu: Scan mẫu TK1-TS (có chữ ký số điện tử của Đại lý thu), lập Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS).

+ Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia, người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ TTHC:

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D05-TS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả người tham gia:

Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

-Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên:

Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D05-TS, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho Người tham gia/Đại lý thu. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày cán bộ thu tiếp nhận HSĐT, kiểm tra thông tin đăng ký tham gia, nội dung thay đổi, mẫu D05-TS:

- Trường hợp HSĐT đúng, đủ:

+ Cập nhật hồ sơ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện, nội dung thay đổi trên phần mềm TST.

+ Kiểm tra thông tin nộp tiền, trường hợp Người tham gia/Đại lý thu chưa nộp tiền, Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho Người tham gia/Đại lý thu, kết thúc quy trình xử lý.

- Trường hợp Người tham gia/Đại lý thu đã nộp đủ tiền, cán bộ thu kiểm tra dữ liệu, thông tin đã đăng ký tham gia, mẫu D05-TS, chứng từ nộp tiền của Đại lý thu:

+ Trường hợp dữ liệu đúng:

Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

Cập nhật cấp tờ bìa sổ BHXH trên phần mềm TST (nếu người tham gia chưa được cấp sổ BHXH).

Cập nhật số lượng cấp tờ bìa sổ BHXH vào phần mềm TN&QLHS.

Chuyển dữ liệu cấp sổ BHXH trên phần mềm TST.

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu Người tham gia/Đại lý thu điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định. Kết thúc quy trình xử lý.

- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 4:

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

Hủy chuyển dữ liệu cấp sổ BHXH trên phần mềm TST.

Hủy cập nhật phát sinh trên phần mềm TST.

Thực hiện tiếp mục ”Trường hợp Người tham gia/Đại lý thu đã nộp đủ tiền, cán bộ thu kiểm tra dữ liệu, thông tin đã đăng ký tham gia, mẫu D05-TS, chứng từ nộp tiền của Đại lý thu ” của bước này.

+ Trường hợp do Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện sai:

Hủy chuyển dữ liệu cấp tờ bìa sổ BHXH, điều chỉnh dữ liệu.

Thực hiện tiếp mục ”Trường hợp HSĐT đúng, đủ” của bước này.

Bước 4.Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Thực hiện in: Sổ BHXH.

+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).

+ Chuyển HSĐT đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Bàn giao sổ BHXH đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả theo quy định.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS,.

+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu điều chỉnh dữ liệu.

+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ thẻ chuyển đến.

- Trả bìa sổ BHXH cho Đại lý.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

3. Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT: Mã thủ tục 603

* Mục đich:Áp dụng đối với Đơn vị SDLĐ, Cơ quan lao động - thương binh và xã hội, UBND xã, Đại lý thu/nhà trường, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội, Phòng/Tổ chế độ BHXH (gọi chung là đơn vị):

*Thời hạn giải quyết: 05 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

*Thành phần hồ sơ:

Khi có phát sinh, đơn vị lập gửi hồ sơ điện tử trên phần mềm kê khai hoặc kê khai trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS).

- Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể: Giấy ra viện có ghi rõ “đã hiến bộ phận cơ thể” và nộp cho cơ quan BHXH.

- Trường hợp người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 của Quyết định 505/QĐ-BHXH và bổ sung Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định với dữ liệu quản lý, thông tin trên mẫu TK1-TS, D03-TS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả người tham gia: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ và chưa có mã số BHXH từ 01 người tham gia trở lên: hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D03-TS, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu: Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu, thông tin biểu mẫu D03-TS, TK1-TS, giấy tờ chứng minh quyền lợi hưởng cao hơn (nếu có):

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

+ Cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT, chuyển dữ liệu trên phần mềm TST.

+ Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

- Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại bước 3:

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: Hủy cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT trên phần mềm TST; Hủy cập nhật phát sinh trên phần mềm TST; Thực hiện tiếp”Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng” của Bước 3.

- Trường hợp do cán bộ Thu thực hiện sai:

+ Hủy cập nhật giá trị sử dụng thẻ BHYT trên phần mềm TST.

+ Thực hiện điều chỉnh lại dữ liệu trên TST.

+ Thực hiện tiếp ”Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ” của Bước 3.

Lưu ý: Hằng quý cơ quan BHXH gửi mẫu C12-TS quý đến cơ quan lao động - thương binh và xã hội để kiểm tra, đối chiếu, chuyển kinh phí hoặc đề nghị cơ quan tài chính chuyển kinh phí vào quỹ BHYT theo quy định. Đồng thời, cơ quan BHXH gửi mẫu D10a-TS của các đối tượng do cơ quan lao động - thương binh và xã hội quản lý để theo dõi, quản lý.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: Hằng ngày cán bộ sổ thẻ tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

-Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Cập nhật dữ liệu thẻ hoặc In thẻ BHYT.

+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D10a-TS).

+ Kết xuất mẫu D10a-TS đã ký trên phần mềm QLT đính kèm HSĐT tích trả đơn vị (đối với các đối tượng phải trả mẫu D10a-TS) để trả đơn vị.

+ Chuyển HSĐT, thẻ BHYT đến Bộ phận TN&TKQ.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo và hẹn trả kết quả giải quyết theo quy định.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS.

+ Thông báo cho Phòng/Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.

+ Chuyển HSĐT trả lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kết quả do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.

- Trả kết quả cho đơn vị gồm: Thẻ BHYT (nếu có).

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

4. Đăng ký thay đổi thông tin đơn vị: Mã thủ tục 604

*Thời hạn giải quyết: 03 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Đơn vị SDLĐ

Bước 2: Bộ phận TN&TKQ : 01 ngày

Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1. Đơn vị sử dụng lao động:

- Lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).

- Scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các hồ sơ căn cứ khác (nếu có).

- Ký điện tử hồ sơ, gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH nơi đơn vị đang tham gia BHXH thông qua phần mềm GDĐT.

Bước 2: Bộ phận TN&TKQ TTHC.

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu TK3-TS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày Phòng/Tổ Quản lý thu tiếp nhận HSĐT,kiểm tra hồ sơ, tính hợp pháp hồ sơ, cán bộ thu phối hợp với cán bộ tổng hợp thu thực hiện:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ Cập nhật thông tin đơn vị vào phần mềm TST.

+ Cập nhật kết quả trên phần mềm TN&QLHS

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), gửi thông báo trên phần mềm TN&QLHS hướng dẫn bổ sung hồ sơ đối với các hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định, ghi rõ lỗi sai và hướng dẫn đơn vị điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định.

+ Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị. Kết thúc quy trình xử lý.

5. Đơn vị đăng ký tham gia lần đầu, di chuyển từ địa bàn quận, huyện, tỉnh, thành phố khác đến: Mã thủ tục 604a

*Thời hạn giải quyết: 02 ngày

*Sơ đồ quy trình:

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Đơn vị sử dụng lao động:

- Lập Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS),

- Scan Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các hồ sơ khác (nếu có)

- Gửi cơ quan BHXH tại địa bàn đăng ký kinh doanh của đơn vị thông qua phần mềm GDĐT với cơ quan BHXH.

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu:

Hằng ngày Phòng/Tổ Quản lý thu tiếp nhận HSĐT, vào mục Duyệt tài khoản đăng ký mới để duyệt tài khoản cho những đơn vị đăng ký mới, cán bộ tổng hợp thu thực hiện:

- Tạo mã đơn vị mới trên phần mềm TST theo quy định, kê khai đủ thông tin.

Lưu ý: Quá trình tạo mã đơn vị, tại cột Ghi chú của danh mục đơn vị trong phần mềm TST, cán bộ tổng hợp thu ghi “01-Đăng ký điện tử” để thuận tiện cho việc theo dõi và thống kê những đơn vị có đăng ký nhưng không đến giao dịch sau này.

- Cập nhật mã đơn vị mới, họ tên và số điện thoại của cán bộ quản lý thu vào phần mềm TN&QLHS.

- Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo cho đơn vị về việc đơn vị đã đăng ký thành công, các thông tin bao gồm:

+ Mã đơn vị giao dịch với cơ quan BHXH.

+ Địa chỉ giao dịch của cơ quan BHXH; Số tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH.

+ Kết thúc quy trình xử lý.

- Cán bộ quản lý thu đơn vị được phân công có trách nhiệm: đôn đốc đơn vị lập các mẫu biểu phát sinh tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN và trích nộp tiền đóng vào tài khoản của cơ quan BHXH theo đúng quy định.

- Sau 30 ngày kể từ ngày đăng ký và đã được cấp mã mà đơn vị không giao dịch với cơ quan BHXH thì thực hiện chuyển sang user NGUNGGD_DT, phân công cán bộ để theo dõi riêng, đôn đốc đơn vị. Khi đơn vị đến giao dịch với cơ quan BHXH thực hiện phân công cán bộ quản lý và thực hiện thủ tục truy thu theo quy định (nếu có).

6. Đăng ký đóng BHXH bắt buộc (Người lao động có thời hạn ở nước ngoài): Mã thủ tục 605

*Thời hạn giải quyết: 05 ngày

*Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc)

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

Bước 3:Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày (10 giờ làm việc)

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Thành phần hồ sơ:

- Tương tự quy trình thủ tục mã 600 quy định mục 1.1 tại văn bản này, ngoài ra bổ sung thêm: Bản Scan HĐLĐ có thời hạn ở nước ngoài hoặc văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận LĐ theo hợp đồng có chữ ký số của đơn vị SDLĐ.

- Cấp sổ BHXH (nếu có);

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

- Các bước thực hiện tương tự mã thủ tục 600, quy định tại mục 1.1 tại văn bản này;

- Nội dung truy thu: thực hiện theo điểm 1.2 khoản 1 Điều 38 Quyết định số 595/QĐ-BHXH.

7. Cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT.

* Mục đích:Đối với lao động đang tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN nơi đang quản lý thu thực hiện cấp lại sổ BHXH cho người lao động hoặc đối với người tham gia đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN thì thực hiện tại cơ quan BHXH.

7.1. Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:

* Thành phần hồ sơ:

- Người lao động:

Kê khai đầy đủ thông tin cá nhân; mã số BHXH đã được cấp vào Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

Trường hợp chưa được đồng bộ mã số BHXH kèm theo phụ lục: Thành viên hộ gia đình.

Trường hợp người tham gia tra cứu quá trình tham gia BHXH mà chưa có quá trình trên cổng dữ liệu BHXH VN hoặc chưa đầy đủ quá trình của người tham gia thì khi lập mẫu TK1-TS, tại mục 18 phải kê khai chi tiết quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động bao gồm: Thời gian, mức lương đóng BHXH, đơn vị làm việc, nơi đơn vị đóng BHXH để cơ quan BHXH nơi cấp lại sổ BHXH có căn cứ tra cứu, xác minh thời gian đóng BHXH của người lao động

- Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý đối tượng:

Lập mẫu TK1-TS, trường hợp cấp lại sổ BHXH do hỏng: Scan sổ BHXH hỏng cùng mẫu TK1-TS gửi cho cơ quan BHXH để làm căn cứ cấp lại sổ BHXH.

Ký điện tử trên hồ sơ gửi đến cơ quan BHXH thông qua phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN.

* Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng (không phải xác minh): Mã thủ tục 607:

*Thời hạn giải quyết: 10 ngày

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 09 ngày

Bước 3: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

* Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng (Phải xác minh): Mã thủ tục .................. (chưa có)

*Thời hạn giải quyết: 45 ngày (Phải xác minh)

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 39 ngày

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 04 ngày

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ TTHC

- Hằng ngày tiếp nhận HSĐT và thực hiện:Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định.

- Tra cứu quá trình tham gia BHXH, BHTN; tra cứu quá trình chốt sổ BHXH; tra cứu thông tin trả sổ BHXH.

- Xác định thời hạn xử lý hồ sơ: 10 ngày hoặc 45 ngày.

+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.

+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ:Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu khách hàng hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo quy định gửi cho khách hàng. Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

Hằng ngày tiếp nhận HSĐT và thực hiện:

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ theo quy định.

- Kiểm tra dữ liệu đã in tờ bìa và tờ rời xác nhận sổ BHXH trên phần mềm TST.

- Tra cứu cơ sở dữ liệu về cấp sổ, cấp lại sổ BHXH, gộp sổ BHXH, giải quyết chế độ BHXH một lần, BHTN và trả sổ BHXH trên phần mềm TST, TCS và các phần mềm tra cứu khác của BHXH Việt Nam (nếu có).

+ Trường hợp hồ sơ và dữ liệu không đủ điều kiện cấp lại sổ BHXH:Lập phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) hoặc Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03, nếu hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết) ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH, ghi rõ lỗi sai và yêu cầu khách hàng hoàn thiện, bổ sung theo quy định, trình lãnh đạo BHXHphê duyệt, gửi cho khách hàng. Kết thúc quy trình xử lý.

+ Trường hợp đủ điều kiện cấp lại sổ BHXH:

Trường hợp người lao động đã được trả sổ, có đầy đủ dữ liệu về cấp sổ, cấp lại sổ BHXH, gộp sổ BHXH, giải quyết chế độ BHXH một lần, BHTN trên phần mềm TST, TCS và các phần mềm tra cứu khác (nếu có) của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (không phải xác minh): Bỏ qua bước 3 của quy trình này.

Trường hợp người lao động chưa được trả sổ hoặc dữ liệu trên phần mềm chưa đầy đủ (cần phải xác minh):

Chuyển HSĐT đến Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu

Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, thực hiện:

- Đối với thời gian tham gia do BHXH huyện quản lý thu:Kiểm tra, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN tại BHXH huyện (trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử).

- Đối với thời gian tham gia BHXH, BHTN tại BHXH huyện khác (trong tỉnh hoặc tỉnh khác) quản lý thu:

+ Cán bộ Thu lập phiếu đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử gửi BHXH nơi quản lý thu.

+ BHXH nơi quản lý thu xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN trình lãnh đạo BHXH huyện ký số điện tử gửi BHXH nơi cấp lại sổ BHXH.

- Cán bộ Thu tập hợp các biểu xác nhận do BHXH nơi khác chuyển đến và thời gian tham gia tại huyện, lập biểu tổng hợp quá trình tham gia BHXH, BHTN; lập phiếu trình cấp lại sổ BHXH kèm theo hồ sơ căn cứ cấp lại sổ BHXH trình lãnh đạo BHXH huyện phê duyệt cấp lại sổ BHXH.

- Lãnh đạo BHXH huyện ký duyệt trên phiếu xác nhận thời gian và mức đóng BHXH, BHTN; phê duyệt cấp lại sổ BHXH trên phiếu trình cấp lại sổ BHXH.

- Thu hồi tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) trên phần mềm TST.

- Cập nhật toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHTN của người lao động vào phần mềm TST và thực hiện lệnh cấp lại sổ BHXH trên phần mềm TST.

- Chuyển dữ liệu cấp lại sổ, HSĐT cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Lưu ý: Trường hợp phải xác minh, cơ quan BHXH có văn bản thông báo cho người lao động biết. BHXH các quận, huyện, thị xã khi nhận được văn bản đề nghị xác minh phải khẩn trương và có văn bản trả lời theo quy định.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ

- Trường hợp “không phải xác minh” bỏ qua bước 3:Kiểm tra dữ liệu và thực hiện:

+ Lập phiếu trình cấp lại sổ BHXH kèm hồ sơ căn cứ cấp lại sổ BHXH trình lãnh đạo BHXH huyện phê duyệt cấp lại sổ BHXH.

+ Lãnh đạo BHXH huyện ký duyệt cấp lại sổ BHXH trên phiếu trình cấp lại sổ BHXH.

+ Thu hồi tờ bìa, tờ rời sổ BHXH (nếu có) trên phần mềm TST.

+ Thực hiện cấp lại sổ BHXH trên phần mềm TST.

+ In cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;

+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).

+ Trình ký lãnh đạo, đóng dấu.

+ Thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả trên phần mềm TN&QLHS.

+ Chuyển HSĐT, bàn giao sổ BHXH, Mẫu D09a-TS đến Bộ phận TN&TKQ.

-Trường hợp tiếp nhận hồ sơ “phải xác minh” từ bước 3 chuyển sang:

+ In cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH;

+ Trình lãnh đạo BHXH huyện hoặc phòng Cấp sổ thẻ ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS).

+ Trình ký lãnh đạo, đóng dấu.

+ Thông báo kết quả giải quyết và hẹn trả kết quả trên phần mềm TN&QLHS.

+ Chuyển HSĐT, bàn giao sổ BHXH, Mẫu D09a-TS đến Bộ phận TN&TKQ.

Ghi chú:

- Đối với trường hợp hồ sơ do BHXH Thành phố thực hiện: Các phòng nghiệp vụ thực hiện như các bộ phận nghiệp vụ của BHXH huyện theo quy trình này.

- Trường hợp xác nhận thời gian và mức đóng BHXH, BHTN do nơi khác chuyển về bằng hồ sơ giấy: thực hiện in toàn bộ hồ sơ và phiếu trình, trình lãnh đạo phê duyệt cấp lại sổ BHXH (thực hiện theo hồ sơ giấy).

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ

- Tiếp nhận kết quả, HSĐT do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến.

- Trả sổ BHXH cho khách hàng qua dịch vụ Bưu chính công ích.

- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

7.2. Cấp lại thẻ BHYT do hỏng, mất: Mã thủ tục 612

*Thời hạn giải quyết: 01 ngày.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình

Bước 1: Người tham gia, Đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý đối tượng (gọi chung là khách hàng):

- Trường hợp khi có phát sinh khách hàng lập Mẫu TK1-TS (có ký số của đơn vị trường hợp nộp hồ sơ thông qua đơn vị SDLĐ, cơ quan quản lý đối tượng).

- Gửi đến cơ quan BHXH thông qua: Cổng dịch vụ công quốc gia, phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN.

Bước 2: Bộ phận TN&TKQ: Hằng ngày tiếp nhận HSĐT, kiểm tra dữ liệu:

- In thẻ BHYT.

- Bàn giao thẻ BHYT đến khách hàng thông qua dịch vụ Bưu chính công ích.

- Phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Bước 3.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ qua dịch vụ Bưu chính công ích.

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

: 1568/QĐ-BHXH BHXHHN ngày 25/09/2020

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

1. Quy trình Đơn vị mới tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ nơi khác đến: Mã số 101/HNO

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày (Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT)

* Thành phần hồ sơ:

- Người lao động nộp:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) đối với trường hợp người lao động có thay đổi thông tin;

+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

+ Sổ BHXH (đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát).

- Đơn vị SDLĐ nộp:

+Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS)

+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS): đối với trường hợp có truy thu hoặc thay đổi thông tin nhân thân hoặc quyền lợi BHYT cao hơn.

- Đối với trường hợp nội tỉnh chuyển đến:

+Biên bản chuyển quận giữa đơn vị và BHXH nơi chuyển đi.

+Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN(mẫu C12-TS) tháng trước khi di chuyển.

+Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN tháng trước khi di chuyển

+ Danh sách và quá trình tham gia BHXH, BHTN đối với các trường hợp chưa được cấp sổ BHXH (nếu có).

+ Trường hợp đơn vị còn số dư khi di chuyển cần bổ sung: Biên bản điều chỉnh số dư, biên bản điều chỉnh lãi (nếu có).

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1 (B1): Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2 (B2): Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3 (B3): Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4 (B4): Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5 (B5): Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6 (B6): Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1. Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS).

- Đối chiếu số lượng mẫu TK1-TS với Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS.

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS:

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động:Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thutrên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ:Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D02-LT, chuyển Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối vớitrường hợp sai toàn bộ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định và chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

+ Đối vớitrường hợpsai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ghi rõ lý do chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

- Cập nhật nội dung vào phần mềm TST, kiểm tra trùng số CMND.

- Người lao động đã được cấp nhiều sổ BHXH:

+ Nếu sổ BHXH nào đã được đồng bộ thì sử dụng mã số BHXH đó.

+ Nếu nhiều sổ BHXH đã được đồng bộ thì ưu tiên sử dụng mã số BHXH có thời gian công tác trước để tiếp tục quản lý.

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) để thông báo cho đơn vị kiểm tra và lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

- Chuyển dữ liệu đề nghị cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

- Trường hợp hồ sơ có truy thu cộng nối thời gian:

+ Tăng mới lao động để cấp thẻ BHYT

+ Thời gian truy thu cộng nối thời gian từ 03 tháng trở lên, nếu chưa có đủ căn cứ đề nghị cung cấp hồ sơ, căn cứ (Kết luận thanh tra hoặc mẫu D04h-TS, …) và Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Khi có đủ hồ sơ theo quy định, đơn vị lập thủ tục mới theo quy định.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS, bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

* Lưu ý một số vấn đề sau:

- Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT(mẫuTK1-TS) với Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT). Trường hợp không đầy đủ thông tin theo quy định, thì Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do trên phần mềm TN&QLHS để thông báo cho đơn vị.

- Kiểm tra mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT,…theo đúng quy định.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ, hồ sơ và dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến.

- Kiểm tra, đối chiếu nội dung, số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp với dữ liệu trên phần mềm TST. Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa khớp đúng. Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu và thông báo cho cán bộ thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Cập nhật thông tin thẻ hoặc In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS). (nếu có)

- In sổ BHXH,in danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS),(nếu có).

- Trình ký, đóng dấu: tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu D09a-TS, mẫu D10a-TS (nếu có).

- Chuyển hồ sơ đến Bộ phận Văn thư đóng dấu sổ BHXH và các giấy tờ liên quan (nếu có).

-Chuyển hồ sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT cùng danh sách cấp sổ, cấp thẻ cho Bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, tiếp nhận trên phần mềm TN&QLHS.

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

2. Quy trình tăng, giảm LĐ, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ,BNN hằng tháng

2.1. Báo tăng lao động (cấp sổ BHXH, thẻ BHYT): Mã số 10201/HNO

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Người lao động nộp:

+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS): đối với lao động chưa có mã số BHXH hoặc mã số BHXH không đúng với số sổ BHXH hoặc thay đổi thông tin nhân thân.

+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

+ Sổ BHXH (đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát).

-Đơn vị nộp:

+Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

+Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS): đối với đơn vị có thay đổi thông tin (thay đổi pháp nhân; giải thể, phá sản, sáp nhập; tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí tử tuất; thay đổi phương thức đóng...)

+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS): đối với trường hợp có truy thu hoặc thay đổi thông tin nhân thân hoặc quyền lợi BHYT cao hơn.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,25 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Kiểm tra thông tin trênmẫu TK1-TS (nếu có).

- Kiểm tra thông tin trên Mẫu TK3-TS (nếu có).

- Đối chiếu số lượng, kiểm tra thông tin Tờ khai (mẫu TK1-TS) với Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS.

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động:Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thutrên phần mềm TN&QLHS.

- Người lao động đã được cấp nhiều sổ BHXH:

+ Nếu sổ BHXH nào đã được đồng bộ thì sử dụng mã số BHXH đó.

+ Nếu nhiều sổ BHXH đã được đồng bộ thì ưu tiên sử dụng mã số BHXH có thời gian công tác trước để tiếp tục quản lý.

+ Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) để thông báo cho đơn vị kiểm tra và lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai toàn bộ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định và chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra hồ sơ, Trường hợp không giải quyết được thì Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) ghi rõ lý do chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

- Cập nhật nội dung vào phần mềm TST, kiểm tra trùng số CMND.

- Chuyển dữ liệu đề nghị cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

- Trường hợp hồ sơ có truy thu cộng nối thời gian:

+ Tăng mới lao động để cấp thẻ BHYT

+ Thời gian truy thu cộng nối thời gian từ 03 tháng trở lên, nếu chưa có đủ căn cứ đề nghị cung cấp hồ sơ, căn cứ (Kết luận thanh tra hoặc mẫu D04h-TS, …) và lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02). Khi có đủ hồ sơ đơn vị lập thủ tục mới theo quy định.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS, bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

* Lưu ý một số vấn đề sau:

- Đối chiếu để bảo đảm sự phù hợp giữa thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT(mẫuTK1-TS) với Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT). Trường hợp không đầy đủ thông tin theo quy định, thì lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do trên phần mềm TN&QLHS để thông báo cho đơn vị.

- Kiểm tra mức lương, nơi đăng ký khám chữa bệnh, quyền lợi BHYT,…theo đúng quy định.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ, hồ sơ và dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến.

- Kiểm tra, đối chiếu nội dung, số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp với dữ liệu trên phần mềm TST. Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu và thông báo cho cán bộ thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Cập nhật thông tin thẻ hoặc In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS).(nếu có)

- In sổ BHXH,in danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS). (nếu có)

- Trình ký, đóng dấu: tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu D09a-TS, mẫu D10a-TS (nếu có).

- Chuyển hồ sơ đến Bộ phận Văn thư đóng dấu sổ BHXH và các giấy tờ liên quan (nếu có).

-Chuyển hồ sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT cùng danh sách cấp sổ, cấp thẻ cho Bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, tiếp nhận trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển trả hồ sơ cho đơn vị (nếu có).

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

2.2. Hồ sơ báo giảm lao động, xác nhận sổ BHXH: Mã số 10202/HNO

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày.

* Thành phần hồ sơ:Đơn vị SDLĐ nộp:

-Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

-Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) trong trường hợp lao động có thoái giảm thời gian tham gia BHXH, BHYT. Trường hợp thời gian thoái giảm nguyên lương từ 12 tháng trở lên bổ sung thêm mẫu D04h-TS đã được ký giữa đơn vị và cơ quan BHXH hoặc kết luận thanh tra, kiểm tra...

- Sổ BHXH (đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát).

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 2: Phòng/Tổ Quản lý thu : 2,5 ngày

Bước 3: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 1,5 ngày

Bước 4: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

Bước 5: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ, kiểm tra, đối chiếu, kiểm đếm số lượng, các chỉ tiêu trên mẫu biểu theo quy định, thông tin trên các biểu mẫu.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ thì:

+ Cập nhật phần mềm TN&QLHS, trả lại hồ sơ cho đơn vị.

+ Kết thúc quy trình xử lý.

Bước 2.Phòng/Tổ Quản lý thu: Hằng ngày tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin biểu Mẫu D02-LT, mẫu D01-TS (nếu có), D04h-TS (nếu có).

* Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

- Lập file phiếu trình giải quyết công việc, phối hợp với bộ phận chế độ chính sách xác nhận việc đã thanh toán chế độ ngắn hạn trong thời gian truy giảm, trình ký theo quy định (đối với trường hợp thoái giảm phải phê duyệt của lãnh đạo và xác định tỷ lệ thoái giảm theo quy định).

- Cập nhật dữ liệu giảm lao động trên phần mềm TST.

- Truy thu BHYT (nếu có) theo quy định.

- Cập nhật dữ liệu chốt sổ BHXH Trung ương, chuyển dữ liệu cấp tờ rời xác nhận sổ BHXH trên phần mềm TST (đối với trường hợp sổ BHXH đã được trả cho người lao động quản lý, theo Điều 18 Luật BHXH người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác, chấm dứt HĐLĐ, …).

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS, bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

* Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:Do đơn vị gửi dữ liệu và hồ sơ chưa đúng, đủ:

- Trường hợp sai toàn bộ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định và chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

- Trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục a bước này.

* Đối với trường hợp sai do Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ trả lại tại Bước 3:

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH trên phần mềm TST; Thực hiện tiếp mục b của bước này.

- Trường hợp do cán bộ QL Thu thực hiện sai:Hủy dữ liệu cấp tờ rời sổ BHXH, điều chỉnh lại dữ liệu; Thực hiện tiếp mục a của bước này.

Bước 3.Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ: Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đúng, đủ:

+ In tờ rời sổ BHXH (nếu có).

+Cập nhật phần mềm TN&QLHS gửi thông báo kết quả giải quyết, hẹn trả kết quả theo quy định.

+ Chuyển hồ sơvà tờ rời sổ BHXH (nếu có) đến bộ phận TN&TKQ.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Ghi cụ thể các lỗi sai vào phần mềm TN&QLHS.

+ Thông báo cho Tổ Quản lý thu để cập nhật lại dữ liệu.

+ Chuyển HSĐT trả lại cho Tổ Quản lý thu .

Bước 4. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, tiếp nhận trên phần mềm TN&QLHS.

- Trả kết quả cho đơn vị: Tờ rời xác nhận sổ BHXH (nếu có).

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 5.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

* Một số trường hợp lưu ý:

+ Trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN (để mua nhà ở xã hội, để cấp chứng chỉ nghề dược, để cấp VISA, để nhập hộ khẩu,…), bổ sung văn bản đề nghị của đơn vị, nội dung đề nghị, mục đích, … để cơ quan BHXH xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN của lao động cần xác nhận, ký, đóng dấu.

+ Trường hợp lao động đã được kê khai báo giảm lao động nhưng chưa được xác nhận sổ BHXH (do đơn vị nợ tiền BHXH, do lao động chưa được xác nhận đầy đủ quá trình tham gia BHXH, BHTN, …), khi đủ điều kiện xác nhận quá trình tham gia BHXH, đơn vị nộp bổ sung mẫu D01-TS kê khai danh sách lao động cần xác nhận sổ BHXH,kê khai căn cứ (Quyết địnhchấm dứt HĐLĐ, QĐ nghỉ việc, nội dung đề nghị, …) hoặc lao động nộp mẫu TK1-TS kê khai rõ lý do và nội dung đề nghị. Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định.

+ Trường hợp đơn vị nợ tiền BHXH, BHTN đề nghị xác nhận sổ BHXH cho lao động: Đối với trường hợp tách đóng cho lao động để được xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN, đơn vị có văn bản đề nghị và nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, nộp tiền tách đóng bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cán bộ thu lập Phiếu trình để trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt; Đối với trường hợp đơn vị đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, đơn vị có văn bản đề nghị nêu rõ lý do nợ tiền, kế hoạch nộp tiền, đề nghị xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng.Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra thông tin, lập Phiếu trình, trình Ban Giám đốc BHXH huyện, Lãnh đạo phòng Quản lý thu phê duyệt, xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ in tờ sổ BHXH theo quy định.

3. Quy trình truy thu BHXH, BHYT, BHTN, TNLĐ-BNN: Mã số 103/HNO

* Thời hạn giải quyết:10 ngày.

* Thành phần hồ sơ:

-Người lao động nộp:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS):

+ Sổ BHXH (đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát).

-Đơn vị SDLĐ nộp:Các trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN phải truy thu, gồm:

+ Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);

+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS); căn cứ truy thu (Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH).

- Bổ sung thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 64 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 38 Quyết định số 595/QĐ-BHXH: Trường hợp đơn vị đề nghị truythu, bổ sung: Mẫu D04h-TS hoặc kết luận kiểm tra (đối với trường hợp cộng nối thời gian từ 03 tháng đến 6 tháng); Kết luận thanh tra của cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra hoặc Quyết định xử lý vi phạm hành chính của cơ quan có thẩm quyền (đối với trường hợp cộng nối thời gian trên 06 tháng trở lên).

- Truy thu BHXH bắt buộc đối với người lao động có thời hạn ở nước ngoài truy nộp sau khi về nước:

+ Trường hợp người lao động truy nộp thông qua đơn vị nơi đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (báo tăng tháng hiện tại ở thủ tục 107/HNO), gồm:

Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);

Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS) làm căn cứ truy thu (Phụ lục 02 ban hành kèm theo Quyết định số595/QĐ-BHXH).

+ Trường hợp người lao động tự đăng ký truy nộp tại cơ quan BHXH: HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 06 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 02 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động:Chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

- Thực hiện các bước theo Khoản 64 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi, bổ sung Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 38 Quyết định số 595/QĐ-BHXH:

+ Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

+ Chuyển dữ liệu đề nghị cấp thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có).

+Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ cho phòng/tổ Cấp sổ, thẻ.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ, hồ sơ và dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến.

- Kiểm tra, đối chiếu nội dung, thời gian đề nghị xác nhận (diễn biến lương, chức danh…) và tổng thời gian lũy kế chốt sổ (nếu có xác nhận sổ BHXH), số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT đề nghị cấp với dữ liệu trên phần mềm TST. Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu và thông báo cho cán bộ thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Cập nhật thông tin thẻ hoặc In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) (nếu có).

- In sổ BHXH,in danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS) (nếu có).

- Trình ký, đóng dấu: tờ bìa, tờ rời sổ BHXH, mẫu D09a-TS, mẫu D10a-TS (nếu có).

- Chuyển hồ sơ đến Bộ phận Văn thư đóng dấu sổ BHXH và các giấy tờ liên quan (nếu có).

-Chuyển hồ sơ, sổ BHXH, thẻ BHYT cùng danh sách cấp sổ, cấp thẻ cho Bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, tiếp nhận trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển trả hồ sơ cho đơn vị (nếu có).

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

4. Quy trình giải quyết hồ sơ chỉ tham gia BHXH bắt buộc: Mã số 106/HNO

* Mục đích:Giải quyết hồ sơđối với các trường hợp đóng một lần BHXH cho số tháng còn thiếu, phu nhân, phu quân, công dân nước ngoài, …

* Thành phần hồ sơ:

-Trường hợp đơn vị đóng cho người lao động

+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) (nếu có).

+Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT).

+ Sổ BHXH (với trường hợp có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu).

-Trường hợp thân nhân của người lao động tự đóng cho cơ quan BHXH nơi cư trú (người lao động chết).

+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

+ Sổ BHXH(đối với trường hợp lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu).

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Thời hạn trả kết quả:05 ngày.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Quản lý Thu.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động:Chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp không đủ điều kiện Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do, ký xác nhận, trả bộ phận TN&TKQ để thông báo cho đơn vị.

- Cách xử lý hồ sơ(Trường hợp đóng BHXH một lần cho số tháng còn thiếu cán bộ thu trình Ban Giám đốc phê duyệt Phiếu đề nghị thu tiền BHXH trước khi chuyển Phòng/Tổ KHTC thu tiền):

+ Trường hợp đơn vị đóng cho người lao động: Lập Phiếu đề nghị thu tiền BHXH (nếu có); Cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST; Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

+ Trường hợp thân nhân người lao động tự đóng BHXH: Lập Phiếu đề nghị thu tiền BHXH (trình lãnh đạo phê duyệt);Chuyển hồ sơ cho Phòng/TổKHTC để người tham gia nộp tiền;Kiểm tra tiền nộp, cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

+Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

+ Mỗi quận, huyện chỉ mở 01 mã đơn vị trên phần mềm TST để theo dõi phát sinh đối tượng đóng một lần cho số tháng còn thiếu.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng/Tổ Quản lý Thu

- Kiểm tra dữ liệu hồ sơ cá nhân cập nhật trong phần mềm TST. Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS) chuyển cho cán bộ Thu và thông báo cho cán bộ thu trên phần mềm TN&QLHS.

- In tờ bìa, tờ rời sổ BHXH và mẫu D09a-TS (nếu có).

- Trình ký, đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, sổ BHXH cùng Danh sách cấp sổ cho Bộ phận TN&TKQđể trả đơn vị, thân nhân người lao động và lưu trữ theo quy định, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻvà trả kết quả cho người tham gia.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

5. Quy trình Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4 QĐ 595: Mã số 107/HNO

* Mục đích: Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định tại Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ.

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

- Bảng kê thông tin mẫu D01-TS, Mẫu D02-LT (đối với trường hợp đóng qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài).

- Sổ BHXH(đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát).

- Trường hợp người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ: hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu TK1-TS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra đối chiếu hồ sơ với mẫu TK1-TS; mẫu D01-TS, Mẫu D02-LT (nếu có)

- Thực hiện cập nhật vào phần mềm TST.

- Trường hợp không đủ điều kiệnlập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do, ký xác nhận, trả bộ phận TN&TKQ để thông báo cho đơn vị.

- Người lao động có thời hạn ở nước ngoài tự đăng ký đóng BHXH

+ Kiểm tra đối chiếu hồ sơ, cập nhật dữ liệu vào phần mềm TST.

+ Mỗi quận, huyện chỉ mở 01 mã đơn vị trên phần mềm TST để theo dõi phát sinh đối tượng này.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu chuyển lên phần mềm TST.

- In sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH, mẫu D09a-TS (nếu có).

-Chuyển hồ sơ, sổ BHXH cùng danh sách cấp sổ cho Bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển trả người tham gia.

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

6. Quy trình cấp BHYT đối với đơn vị SDLĐ chỉ tham gia BHYT: Mã số 109/HNO

* Mục đích:Đối với người lao động thuộc đơn vị SDLĐ chỉ tham gia đóng BHYT.

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có), đồng thời bổ sung mẫu D01-TS.

- Danh sách người chỉ tham gia BHYT (mẫu D03-TS).

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Biên bản bàn giao hồ sơ, chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ:Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D03-TS, hồ sơ giấy chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (mức lương, nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...). Trường hợp không đủ điều kiện lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do, ký xác nhận, trả bộ phận TN&TKQ để thông báo cho đơn vị.

- Nhập dữ liệu thu, cập nhật vào phần mềm TST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ đếnPhòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng/Tổ Quản lý thu.

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềm TST đã được cán bộ thu nhập tiến hành đối chiếu dữ liệu trên phần mềm TST với quá trình điều chỉnh ghi trên mẫu D03-TS; dữ liệu đã được cập nhật hoặc điều chỉnh (nếu có).

- Cập nhật thông tin thẻ hoặc In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) (nếu có).

- Trình ký lãnh đạo và chuyển bộ phận Văn thư đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, thẻ BHYT cho bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ theo quy định, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ, tiếp nhận trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển trả hồ sơ cho đơn vị (nếu có).

- Cán bộ trả hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

7. Quy trình Cấp thẻ BHYT cho trẻ em dưới 6 tuổi: Mã số 110/HNO

* Mục đích: Cấp thẻ BHYT cho trẻ em dước 6 tuổi đối với các trường hợp chưa được cấp thẻ BHYT theo Thông tư liên tịch 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2015 của Bộ Tư pháp, Bộ Công an và Bộ Y tế; Trường hợp chưa kết nối liên thông dữ liệu đăng ký khai sinh của trẻ em dưới 6 tuổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

* Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Giấy khai sinh (bản sao); mẫu D03-TS có xác nhận của xã, phường

* Thời hạn trả kết quả:05 ngày

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Biên bản bàn giao hồ sơ, chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ: hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D03-TS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục b bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục b bước này.

Bước 3.Tổ Quản lý Thu:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao và hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...).

- Nhập dữ liệu thu vào phần mềm TST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 4. Tổ Cấp sổ, thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm TST từ Tổ Quản lý Thu.

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềm TST đã được cán bộ thu nhập dữ liệu: Dữ liệu đã được cập nhật hoặc điều chỉnh (nếu có).

-In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ (mẫu D10a-TS).

- Trình ký lãnh đạo và chuyển Bộ phận Văn thư đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, danh sách cấp thẻ cho bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Tổ Cấp sổ, thẻ trả cho người tham gia.

- Lưu hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

8. Đăng ký, đăng ký lại, điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện: Mã số 111/HNO

* Mục đích: Để giải quyết hồ sơ đăng ký tham gia, thay đổi mức đóng BHXH tự nguyện.

* Thời hạn giải quyết:05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Người tham gia:

+Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+Sổ BHXH (đối với lao động có sổ BHXH theo mẫu cũ đang bảo lưu chưa được rà soát)

- Đại lý thu/Cơ quan BHXH (đối với trường hợp người tham gia đăng ký trực tiếp tại cơ quan BHXH):

+Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS).

+Trường hợp Đơn vị quản lý người tham gia không tìm thấy mã số BHXH thì gửi hình ảnh hồ sơ để cập nhật, hoàn thiện cơ sở dữ liệu của người tham gia gồm: Mẫu TK1-TS; CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh (đối với người chưa được cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu); Giấy tờ khác.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:Hướng dẫn người tham gia

- Lựa chọn mức thu nhập đóng, phương thức đóng BHXH tự nguyện và ghi Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Lập mẫu để người tham gia nộp tiền tại bộ phận KHTC của cơ quan BHXH.

- Kiểm tra hồ sơ, mẫu D05-TS.

- Cập nhận vào phần mềm TN&QLHS, in Biên bản bàn giao và chuyển hồ sơ cho Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ cán bộ TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ: hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D05-TS, chuyển cho Phòng/Tổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng: Lập Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định và chuyển trảbộ phận TN&TKQ.

Bước 3. Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận biên bản bàn giao và hồ sơ từ bộ phận TN&TKQ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra hồ sơ,Trường hợp không đủ điều kiện lập Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do, ký xác nhận, trả bộ phận TN&TKQ để thông báo cho người tham gia.

- Nhập dữ liệu thu vào phần mềm TST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ đến Tổ Cấp sổ thẻ (trường hợp cấp sổ BHXH); bàn giao hồ sơ cho bộ phận TN&TKQ.

* Lưu ý:- Kiểm tra thông tin trên Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đảm bảo người tham gia kê khai chính xác theo quy định.

- Kiểm tra mức đóng, phương thức đóng theo đúng quy định.

Bước 4. Tổ Cấp sổ thẻ: (trường hợp cấp sổ BHXH)

- Tiếp nhận hồ sơ từ Tổ Quản lý thu

- Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu trên TST do Tổ Quản lýthu chuyển đến.

- In tờ bìa,tờ rời sổ BHXH (nếu có) và Danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS).

- Trình ký lãnh đạo và chuyển bộ phận Văn thư đóng dấu.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ đến bộ phận TN&TKQ.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ hoặc Tổ Quản lý thu trả cho người tham gia. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

9. Quy trình Đăng ký đóng, cấp thẻ BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT: Mã số 113/HNO

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

9.1 Cấp thẻ BHYT các đối tượng HGĐ, NSNN đóng và hỗ trợ đóng: Mã số 11302/HNO

* Mục đích:Áp dụng những trường hợp đối tượng được NSNN đóng (hộ nghèo, cận nghèo, đối tượng bảo trợ, Người từ đủ 80 tuổi trở lên đang hưởng trợ cấp tuất hàng tháng theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội,...), NSNN hỗ trợ hỗ trợ đóng BHYT (hộ cận nghèo, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có mức sống trung bình được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, HSSV); đối tượng tham gia theo hộ gia đình.

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Người tham gia:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người theo quy định của pháp luật: Giấy ra viện có ghi rõ “đã hiến bộ phận cơ thể”

+ Trường hợp người tham gia được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có), đồng thời bổ sung mẫu D01-TS.

- UBND xã, Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Đại lý thu/Nhà trường; Cơ quan BHXH:

+ Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS);

+ Danh sách đối tượng tham gia BHYT ( Mẫu số 2 ban hành kèm theo Nghị định số 146/2018/NĐ-CP ngày 17/8/2018 của Chính phủ) đối với các đối tượng do ngành Lao động Thương binh và Xã hội quản lý.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 3: Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kiểm đếm số lượng, thành phần hồ sơ theo quy định.

- Lập biểu xác định số tiền, hướng dẫn người tham gia nộp tiền tại Tổ Kế toán: với các trường hợp đối tượng được NSNN hỗ trợ đóng BHYT nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có mức sống trung bình được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt); đối tượng tham gia theo hộ gia đình.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; ghi thời hạn trả hồ sơ vào Phiếu tiếp nhận hồ sơ, chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Tổ Cấp sổ thẻ:

Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận TN&TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, đủ mã số BHXH cho tất cả lao động: chuyển hồ sơ đến Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu đúng, mã số BHXH chưa đầy đủ:Hoàn thiện mã số BHXH cho người tham gia theo quy định cơ sở dữ liệu hộ gia đình, cập nhật mã số BHXH vào cột mã số BHXH trên Mẫu D03-TS, đính kèm lên phần mềm TN&QLHS, chuyển choTổ quản lý thu.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng:

Bước 3. Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận biên bản bàn giao và hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (mức lương, nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...). Trường hợp không đủ điều kiên lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lý do, ký xác nhận, trảbộ phận TN&TKQ để thông báo cho đơn vị.Căn cứ vào Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS) do UBND xã, Cơ sở nuôi dưỡng, đại lý thu/Nhà trường... chuyển đến, kiểm tra hồ sơ, dữ liệu TST

- Nhập dữ liệu thu, cập nhật vào phần mềm TST.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Tổ Cấp sổ thẻ.

Lưu ý: Hằng quý cơ quan BHXH gửi mẫu C12-TS quý đến cơ quan Lao động-Thương binh và Xã hội để kiểm tra, đối chiếu, chuyển kinh phí hoặc đề nghị cơ quan tài chính chuyển kinh phí vào quỹ BHYT theo quy định. Đồng thời, cơ quan BHXH gửi mẫu D10a-TS của các đối tượng do cơ quan lao động - thương binh và xã hội quản lý để theo dõi, quản lý.

Bước 4. Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm TST từ Tổ Quản lý thu.

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềm TST đã được cán bộ thu nhập tiến hành đối chiếu dữ liệu trên phần mềm TST với quá trình điều chỉnh ghi trên mẫu D03-TS:

+ Dữ liệu đã được cập nhật hoặc điều chỉnh (nếu có).

- Cập nhật thông tin thẻ hoặc In thẻ BHYT, in 02 Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) (nếu có).

- Trình ký lãnh đạo và chuyển bộ phận Văn thư đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, thẻ BHYT cho bộ phận TN&TKQ để trả đơn vị và lưu trữ theo quy định, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

- Chuyển 01 Danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS) cho Tổ Quản lý thu để tổng hợp gửi cơ quan lao động - thương binh và xã hội để thanh toán ngân sách.

Bước 5.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và toàn bộ hồ sơ từ Tổ Cấp sổ thẻ trả cho người tham gia. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

9.2. Cấp thẻ BHYT với đối tượng hưởng Trợ cấp BH thất nghiệp tăng mới: Mã số 11303/HNO

* Thành phần hồ sơ:

- Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS);

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) (nếu có).

* Thời hạn giải quyết: 02 ngày.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc).

Bước 2: Phòng Quản lý thu : 01 ngày.

Bước 3: Phòng Cấp sổ, thẻ : 0,5 ngày.

Bước 4: Bộ phận TN&TKQ : 0,25 ngày (02 giờ làm việc).

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng Quản lý thu.

Bước 2. Phòng Quản lý thu:

- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềmTN&QLHSvà mẫu D03-TS do Phòng Chế độ BHXH lập.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ (nơi đăng ký KCB ban đầu, quyền lợi hưởng BHYT,...)

- Nhập dữ liệu thu, cập nhật vào phần mềm TST, chuyển dữ liệu cấp thẻ BHYT trên phần mềm TST.

- Cập nhật phần mềm TN&QLHS, chuyển hồ sơ đến Phòng Cấp sổ, thẻ.

Bước 3. Phòng Cấp sổ, thẻ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ, dữ liệu trên phần mềm TST từ Phòng Quản lý thu.

- Căn cứ dữ liệu trên TST đã được cán bộ chuyển, tiến hành đối chiếu dữ liệu với danh sách đề nghị:

+ In thẻ BHYT, in danh sách cấp thẻ (mẫu D10a-TS).

- Trình ký lãnh đạo và chuyển Bộ phận Văn thư đóng dấu.

- Chuyển hồ sơ, danh sách cấp thẻ thẻ đến Bộ phận TN&TKQ, xác nhận bàn giao trên phần mềm TN&QLHS.

Bước 4.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ, thẻ BHYT và toàn bộ hồ sơ từ Phòng Cấp sổ thẻ chuyển trả Phòng Chế độ BHXH. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

9.3. Báo giảm thẻ BHYT đối với người hưởngtrợ cấp thất nghiệp: Mã số 11304/HNO

* Mục đích: Báo giảm thẻ BHYT đối với các trường hợp người hưởng trợ cấp thất nghiệp bị dừng hưởng (do không đến nhận quyết định, do có việc làm, do vi phạm điều kiện hưởng,…).

* Thành phần hồ sơ:

- Danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS).

* Thời hạn giải quyết: 02 ngày.

* Sơ đồ quy trình:

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày (04 giờ làm việc).

Bước 2: Phòng Quản lý thu : 01 ngày.

Bước 3: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày (04 giờ làm việc).

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Kiểm đếm hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của hồ sơ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; chuyển Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ cho Phòng Quản lý thu.

Bước 2. Phòng Quản lý thu:

- Xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS.

- Căn cứ dữ liệu trên phần mềmTN&QLHSvà mẫu D03-TS do Phòng Chế độ BHXH lập.

- Kiểm tra toàn diện và chi tiết hồ sơ để bảo đảm tính đúng đắn, đầy đủ hợp lệ của hồ sơ.

- Nhập dữ liệu thu, cập nhật vào phần mềm TST, cắt giảm giá trị sử dụng thẻ BHYT trên phần mềm TST.

- Cập nhật phần mềm TN&QLHS, chuyển hồ sơ đến Bộ phận TN&TKQ.

Bước 3.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

- Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TN&QLHS.

10. Quy trình cấp lại sổ BHXH do gộp sổ (nghiệp vụ mới): Mã thủ tục 20104/HNO

* Mục đích: Một người được cấp từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau, BHXH thực hiện thu hồi tất cả các sổ BHXH đã cấp, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH (mã số BHXH) bảo lưu: ưu tiên giữ lại mã số BHXH đã được đồng bộ đúng với dữ liệu hộ gia đình và sổ BHXH đã được rà soát trả sổ theo Công văn số 4027/BHXH-ST.

* Thời hạn giải quyết: 10 ngày

* Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);

- Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Lưu ý: Các sổ đề nghị gộp phải trùng khớp hoàn toàn những thông tin về nhân thân như: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, CMND/CCCD/Hộ chiếu...

- Trường hợp không khớp đúng yêu cầu cung cấp bổ sung hồ sơ kèm theo (Mục 4 Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH). Người lao động nộp hồ sơ thông qua đơn vị đang tham gia BHXH kèm theo Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS). Trường hợp lao động đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH toàn quốc.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Bộ phận TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

* Cấp lại sổ BHXH do gộp sổ (không trùng thời gian): Mã thủ tục 20104a/HNO

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 05 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 02 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 02 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết

* Cấp lại sổ BHXH do gộp sổ (trùng thời gian hoặc quá trình tham gia BHXH, BHTN chưa đầy đủ trên cơ sở dữ liệu): Mã thủ tục 20104b/HNO

Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 02 ngày.

Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 05 ngày.

Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 02 ngày.

Bước 5: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày.

Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận kiểm đếm, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hồ sơ;

- Trường hợp chưa đúng, đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 2192/QĐ-BHXH), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu người lao động, đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo quy định.

- Sao đủ số lượng hồ sơ theo quy định và ký xác nhận;

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS;

- Bàn giao hồ sơ đến Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TN&TKQ, xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS;

- Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu phần mềm TST, TCS, dữ liệu toàn quốc do BHXH Việt Nam cung cấp về việc hưởng chế độ BHXH...

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ đúng, đủ:

+ Lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) trình Lãnh đạo phê duyệt;Scan hồ sơ có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo BHXH vào phần mềm quản lý thu (đối với thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau).

+ Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu trên phần mềm TN&QLHS.

- Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa đúng, đủ:

+ Đối với trường hợp sai toàn bộ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), ghi rõ lỗi sai và yêu cầu người lao động, đơn vị chỉnh sửa, bổ sung theo đúng quy định và chuyển trảBộ phận TN&TKQ.

+ Đối với trường hợp sai một phần: Thực hiện như mục a bước này, đồng thời Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02) đối với các trường hợp sai và luân chuyển hồ sơ theo mục a bước này.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận hồ sơ và dữ liệu từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ; xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS;

- Kiểm tra, đối chiếu chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu đang quản lý:

+ Trường hợp dữ liệu và hồ sơ chưa khớp đúng: Lập Phiếu trả hồ sơ (Mẫu C02-TS) chuyển cho Phòng/Tổ cấp sổ thẻ và thông báo cho Phòng/Tổ cấp sổ thẻ trên phần mềm TN&QLHS.

+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng: Cập nhật hồ sơ, dữ liệu vào phần mềm quản lý thu (đối với thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau) thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; huỷ mã số sổ BHXH đã gộp;

- Chuyển dữ liệu đề nghị cấp lại sổ BHXH.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ và dữ liệu cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻđể thực hiện in cấp lại sổ BHXH.

Lưu ý: Mã số BHXH hủy phải được cập nhật vào mục ”Đổi hủy sổ” trên phần mềm TST để đảm bảo số sổ BHXH không được sử dụng tiếp và để tra cứu.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Nhận hồ sơ, dữ liệu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu;

- Căn cứ hồ sơ, dữ liệu do Phòng/Tổ Quản lý thu bàn giao đến: In cấp lại sổ BHXH, ký trên phần mềm quản lý thu Danh sách cấp sổ BHXH (Mẫu D09a-TS);

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao sổ BHXH, hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận Biên bản bàn giao hồ sơ và hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến;

- Trả kết quả cho đơn vị, người tham gia: Sổ BHXH, hồ sơ (nếu có);

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

11. Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm: Mã số 207/HNO

* Thời hạn giải quyết: 05 ngày

* Thành phần hồ sơ:

-Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS mục 18 ghi rõ quá trình làm việc, chức danh công việc, tiền lương);

- Sổ BHXH;

-Hồ sơ kèm theo (Mục 2 Phụ lục 01 ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH) bao gồm 1 trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan đến việc điều chỉnh.

* Lưu ý: Trường hợp hồ sơ của người lao động ghi chức danh nghề hoặc công việc chưa đúng, chưa đầy đủ theo danh mục của Bộ Lao động - TB&XH thì bổ sung xác nhận của đơn vị sử dụng lao động về chúc danh, công việc thực tế người lao động làm việc tại đơn vị.

* Số lượng hồ sơ: 01 bản cho mỗi loại giấy tờ, sau đó Phòng/Tổ TN&TKQ sao đủ số lượng theo quy định và ký xác nhận.

* Sơ đồ quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TN&TKQ : 0,5 ngày

+ Bước 2: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 02 ngày

+ Bước 3: Phòng/Tổ Quản lý thu : 01 ngày

+ Bước 4: Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ : 01 ngày

+ Bước 5: Phòng TN&TKQ : 0,5 ngày

+ Bước 6: Trả kết quả giải quyết :

* Nội dung thực hiện các bước quy trình:

Bước 1.Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận hồ sơ theo quy định: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ về số lượng và tính hợp pháp của hồ sơ;

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS.

Lưu ý: Khi thực hiện nhận hồ sơ, nếu hồ sơ khác nhau về nội dung, yêu cầu tách mỗi hồ sơ một phiếu tiếp nhận hồ sơ.

Bước 2. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Đối chiếu, thẩm định hồ sơ, Lập mẫu C09-TS, trình lãnh đạo duyệt nếu đủ điều kiện. Trường hợp không đủ điều kiện: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02), trả đơn vị và người lao động tiếp tục bổ sung hồ sơ còn thiếu.

- Đính kèm hình ảnh mẫu C09-TS đã được phê duyệt lên phần mềm TST.

- Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu.

Bước 3. Phòng/Tổ Quản lý thu:

- Tiếp nhận hồ sơ và dữ liệu từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ; xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TN&QLHS;

- Kiểm tra, đối chiếu chỉ tiêu trên mẫu biểu, hồ sơ với dữ liệu đang quản lý:

+ Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ khớp đúng: Cập nhật hồ sơ, dữ liệu vào phần mềm quản lý thu, phê duyệt cập nhật dữ liệu. Chuyển dữ liệu tờ rời điều chỉnh sổ BHXH.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao hồ sơ và dữ liệu cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻđể thực hiện in sổ BHXH.

Bước 4. Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ:

- Nhận hồ sơ, dữ liệu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến.

- In sổ BHXH; Photo 01 bộ hồ sơ làm căn cứ.

- Cập nhật thông tin vào phần mềm TN&QLHS; bàn giao sổ BHXH, hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ.

Bước 5. Bộ phận TN&TKQ:

- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ chuyển đến;

- Trả kết quả cho đơn vị, người tham gia: Sổ BHXH, hồ sơ (nếu có);

- Chuyển hồ sơ đến bộ phận lưu trữ theo quy định.

Bước 6.Trả kết quả cho người tham gia/đơn vị SDLĐ:

Chuyển trả kết quả giải quyết cho người tham gia/đơn vị SDLĐ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & Trả kết quả TTHC hoặc qua dịch vụ Bưu chính công ích.

Quay lại Quy trình Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả theo QĐ 1568/QĐ-BHXH

Phần 3: GIAO DỊCH HỒ SƠ ĐIỆN TỬ LĨNH VỰC GIẢI QUYẾT CÁC CHẾ ĐỘ BHXH

Phần 2: GIAO DỊCH HỒ SƠ ĐIỆN TỬ LĨNH VỰC THU BHXH, BHYT, BHTN; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Phần 1: GIAO DỊCH HỒ SƠ GIẤY LĨNH VỰC THU BHXH, BHYT, BHTN; CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT

Tin mới nhất

Đọc nhiều nhất

Văn bản mới

Câu hỏi thường gặp

Tìm kiếm nhiều nhất