4. Xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN
4.1- Phân cấp xác nhận
4.1.1- Giám đốc BHXH Thành phố
- Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả các trường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thời gian…cho người lao động thuộc các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý và tất cả các trường hợp phát sinh trước ngày 01/01/2012. Không quét chữ ký và chỉ được phép ủy quyền cho Phó giám đốc BHXH Thành phố.
- Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chế độ BHYT đối với đối tượng do BHXH Thành phố quản lý và cấp thẻ BHYT.
- Xác nhận thời gian và mức đóng hàng năm (in tờ rời và thông báo hàng năm cho NLĐ) đối với toàn bộ NLĐ đang tham gia BHXH, BHTN trên địa bàn. Quét chữ ký của Giám đốc trên tờ rời hàng năm.
- Xác nhận thời gian tham gia BHXH để làm căn cứ cấp sổ BHXH đối với NLĐ đã di chuyển đi trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa được cấp sổ hoặc trường hợp đã được cấp nhưng bị mất sổ BHXH. Trường hợp do BHXH huyện trực tiếp quản lý, BHXH Thành phố (phòng Thu) căn cứ xác nhận của BHXH huyện để cấp Giấy xác nhận cho NLĐ.
4.1.2- Giám đốc BHXH huyện
- Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả các trường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thời gian…từ ngày 01/01/2012 trở đi (tính theo thời điểm ký xác nhận) cho NLĐ thuộc các đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý. Không quét chữ ký và không ủy quyền cho Phó giám đốc.
- Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chế độ BHYT đối với đối tượng do BHXH huyện quản lý và cấp thẻ BHYT.
- Xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với NLĐ đã di chuyển trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa được cấp sổ BHXH, hoặc đã được cấp sổ nhưng bị mất để chuyển BHXH Thành phố làm căn cứ cấp Giấy xác nhận cho NLĐ.
4.1.3- Trường hợp di chuyển phát hiện sai sót phải điều chỉnh
- Trường hợp sai do tính tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN bị sai: BHXH nơi đến thực hiện xác nhận lại cho đúng với thời gian tham gia đã được ghi sổ BHXH;
- Trường hợp sai mức đóng: BHXH nơi đến chuyển lại cho BHXH nơi đi thực hiện kiểm tra, điều chỉnh lại sổ BHXH và làm thủ tục truy thu, thoái thu đối với đơn vị;
- Trường hợp sau nhiều lần di chuyển mới phát hiện sai sót, BHXH nơi đang quản lý thu đối với NLĐ hướng dẫn đơn vị đang quản lý NLĐ có văn bản đề nghị truy thu, thoái thu và điều chỉnh sổ BHXH cho NLĐ hoặc hướng dẫn NLĐ đề nghị điều chỉnh sổ BHXH, trên cơ sở đó thực hiện điều chỉnh sổ BHXH trước khi xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN đối với NLĐ.
4.2- Thẩm quyền giải quyết xác nhận
4.2.1- Trường hợp xác nhận để giải quyết chế độ hưu trí
- Đối với các đơn vị đóng kịp thời, đầy đủ theo quy định: Thực hiện xác nhận trước tối đa 3 tháng (nếu có đề nghị) để đơn vị nộp hồ sơ giải quyết chế độ kịp thời theo quy định.
- Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy định tại tiết 1.3 điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH để giải quyết chế độ hưu trí.
4.2.2- Trường hợp xác nhận khác
- Đối với trường hợp xác nhận để giải quyết trợ cấp thất nghiệp: Thực hiện cấp “Giấy xác nhận thời gian tham gia BHTN” trước (nếu cần) để NLĐ kịp thời nộp hồ sơ hưởng trợ cấp. Sau đó, thực hiện chốt sổ theo quy định trả cho NLĐ trước khi nhận tiền trợ cấp để nơi chi trả đóng dấu, tránh trường hợp xác nhận trùng lặp thời gian tham gia BHTN.
- Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy định tại điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN.
4.3 Trình tự xác nhận
4.3.1- Đối với sổ bìa xanh
- Chốt sổ đến 31/12/2008: Đơn vị phải thực hiện ghi sổ đến hết tháng 12/2008 chuyển BHXH để chốt;
- In tờ rời từ 01/01/2009 và chốt bảo lưu trong tờ rời cuối cùng;
- Đóng dấu giáp lai giữa sổ bìa xanh và các tờ rời.
Lưu ý: Trường hợp sổ đã chốt theo công văn số 3782/BHXH-CST ngày 19/10/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (đối với các địa phương chưa có đủ dữ liệu được phép ghi và chốt thời gian tham gia đến 31/12/2009 trên sổ BHXH bìa xanh) thì chỉ in tờ rời từ tháng tiếp theo.
4.3.2- Đối với sổ tờ rời
- In tờ rời và chốt bảo lưu trong tờ rời cuối cùng;
- Đóng dấu giáp lai giữa các tờ rời.