1. Cấp mới, đổi hoặc cấp lại sổ BHXH 1.1- BHXH Thành phố
- Cấp mới đối với người lao động trong các đơn vị do Thành phố trực tiếp trực tiếp quản lý và người lao động có thời gian công tác trước ngày 01/01/1995;
- Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợp đã cấp và ghi sổ trước ngày 01/01/2009.
- Tờ khai tham gia BHXH do Giám đốc BHXH thành phố uỷ quyền cho Phó Giám đốc ký đối với các trường hợp có thời gian tham gia trước ngày 01/01/2007; ủy quyền cho Trưởng phòng Cấp sổ thẻ ký đối với các trường hợp có thời gian tham gia từ ngày 01/01/2007 trở đi.
- Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình tham gia BHXH do Giám đốc BHXH thành phố hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc BHXH thành phố ký.
1.2- BHXH huyện thực hiện
- Cấp mới đối với người lao động trong các đơn vị trực tiếp quản lý có thời gian tham gia từ 01/01/1995 trở đi;
- Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợp thuộc quận, huyện quản lý thu (đang quản lý hoặc quản lý thu cuối cùng) đã cấp và ghi sổ từ ngày 01/01/2009 trở đi.
- Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình tham gia BHXH do Giám đốc BHXH quận, huyện ký.
1.3- Một số lưu ý
1.3.1- Cấp mới sổ BHXH
- Đối với các trường hợp tăng mới: Căn cứ Danh sách và Tờ khai do đơn vị chuyển đến khi báo tăng lao động, BHXH nơi quản lý đơn vị thực hiện cấp Tờ bìa sổ BHXH. Trường hợp phát hiện đã có sổ BHXH hướng dẫn đơn vị đề nghị NLĐ cung cấp sổ để ghi tiếp. Nếu NLĐ không cung cấp được, thực hiện cấp sổ mới theo số mới. Sau đó làm thủ tục hủy sổ, dồn sổ khi đơn vị đề nghị.
- Đối với trường hợp đang tham gia: BHXH nơi quản lý thu xác nhận thời gian và mức đóng theo từng thời điểm (trước ngày 01/01/2009). Bộ phận thu có trách nhiệm nhập dữ liệu trước khi chuyển đến bộ phận cấp sổ kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ và Tờ khai để thực hiện in sổ BHXH (tờ bìa và tờ rời quá trình đã tham gia) đối với NLĐ.
- Trường hợp người lao động đã nghỉ việc, chưa tiếp tục tham gia BHXH ở đâu mà chưa được cấp sổ BHXH: BHXH huyện nơi quản lý thu cuối cùng đối với NLĐ hoặc BHXH TP (nếu có thời gian trước tháng 1/1995) có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho NLĐ thông qua đơn vị quản lý cuối cùng trước khi NLĐ nghỉ việc.
1.3.2- Cấp lại sổ BHXH do mất
- Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, nếu NLĐ đóng BHXH ở nhiều đơn vị khác nhau, nhất thiết phải có kê khai rõ thời gian và mức đóng ở từng đơn vị, địa chỉ nơi đơn vị đó đăng ký đóng BHXH trong đơn hoặc văn bản đề nghị của đơn vị.
- Trường hợp NLĐ có thời gian tham gia BHXH ở tỉnh khác, nếu không có dữ liệu thì phòng Cấp sổ, thẻ có văn bản gửi BHXH các tỉnh bạn đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHXH ở tỉnh đó để có cơ sở cấp lại sổ BHXH cho NLĐ. Đối với trường hợp này, việc giải quyết cấp lại sổ BHXH phụ thuộc vào xác nhận của BHXH các tỉnh, do vậy không xác định được thời hạn có thể giải quyết. Phòng Cấp sổ, thẻ báo cho bộ phận tiếp nhận để thông báo tới đơn vị hoặc NLĐ về thời hạn giải quyết.
1.3.3- Đổi lại sổ BHXH do hỏng:
Thực hiện cấp lại sổ BHXH trên cơ sở quá trình và mức đóng đã được ghi trên sổ BHXH cũ. Trường hợp sổ cũ rách, hỏng không thể đọc được, BHXH nơi đơn vị đóng có trách nhiệm xác nhận lại quá trình tham gia BHXH cuả người lao động (như cấp lại do mất).
1.3.4- Cấp và quyết toán số sổ BHXH
- BHXH Thành phố (phòng Cấp sổ, thẻ) có trách nhiệm cấp khoảng số sổ BHXH và quyết toán số sổ BHXH đối với phòng Thu và BHXH huyện cho đến khi có quy định mới;
- Khi tăng mới lao động, thực hiện cấp số sổ chính thức, không cấp số sổ tạm;
- Việc quyết toán số sổ được thực hiện hàng quý, không để rỗng số sổ (trừ trường hợp hủy, dồn sổ).
- Khi quyết toán số sổ BHXH chỉ thực hiện theo Danh sách (không kèm theo Tờ khai), trong đó số sổ được cấp liên tục theo khoảng số do BHXH Thành phố cấp đối với từng quận, huyện. Trường hợp hủy sổ, rỗng số (nếu có) ghi rõ tại cột ghi chú trong Danh sách.